Descobrir porque projetos falham, não é muito difícil, prazos perdidos, chefes e clientes insatisfeitos e falha em entregar resultados de acordo com as expectativas: falhas de projeto são comuns. Até 70% dos projetos não entregam o que prometeram aos seus clientes.
Embora a falta de aplicação de um processo de gestão seja uma das principais causas, o mau desempenho, o excesso de orçamento e outros também contribuem para a lista.
As 10 principais causas do fracasso do projeto.
Prevenir o fracasso do projeto requer planejamento avançado e interromper as armadilhas comuns do projeto em suas trilhas. Revisar as dez causas mais comuns de falhas de projeto é sustentar situações difíceis:
1. Falta de planejamento.
Benjamin Franklin disse com razão que quando você não planeja, você planeja falhar. O mau planejamento é a principal causa de falhas em projetos. O sucesso de um projeto depende muito da definição detalhada do escopo, do papel de cada membro e do prazo.
A falta de planejamento concreto expõe o projeto a riscos e problemas sem precedentes. A perda de tempo de qualidade ocorre ao tentar resolver problemas após o início do projeto.
Sugestão para solução: Se todos os detalhes forem definidos, mantendo uma abordagem realista, as chances de encontrar falhas são bastante reduzidas.
2. Síndrome do scope creep.
Quando as entregas do projeto mudam à medida que o trabalho avança além do escopo do projeto, você acaba com mais tarefas e responsabilidades do que esperava.
Essa situação é chamada de ‘deslocamento de escopo’, ‘deslocamento de requisitos’. Embora a mudança de requisitos possa ser tão óbvia quanto uma lista inesperada de solicitações, ela geralmente não acontece de uma só vez, mas aparece pouco a pouco.
Por exemplo, você planejou cinco anúncios para o lançamento de seu novo produto. Portanto, a parte interessada solicita que você adicione dois blogs adicionais para oferecer suporte a um produto diferente.
Essa nova adição esgota os recursos atuais e pode atrasar o pedido inicial. Mudanças no escopo do projeto são uma das principais causas de descumprimento de prazos e, portanto, de insucesso do projeto.
Sugestão para solução: É crucial definir, circular e obter um acordo mútuo sobre o escopo do seu projeto antes de começar.
3. Recursos definidos de forma inconsistente.
O planejamento não deve se limitar a calendários, reuniões e responsabilidades. Os recursos humanos, financeiros, intelectuais e estruturais também são cruciais. Quando esses fatores não são determinados de forma consistente, os prazos são perdidos, comprometendo a conclusão de um projeto.
As empresas muitas vezes embarcam em um projeto sem ter os recursos necessários para realizar o trabalho, como orçamento, ferramentas, equipe, tempo ou espaço.
Sugestão para solução: Fazer um plano de gerenciamento de recursos com antecedência é uma abordagem promissora para evitar falhas no projeto.
4. Prazos irreais.
Falhas de projeto são inevitáveis quando tarefas complexas são planejadas para prazos curtos. É vital examinar cuidadosamente todos os aspectos de um projeto e considerar quanto tempo cada fase levaria.
Além disso, deixar espaço para o inesperado é uma abordagem realista que ajuda a desenvolver um projeto de qualidade.
Sugestão para solução: É fundamental levar em conta todos os aspectos antes de determinar o prazo. É melhor consultar sua equipe e o líder da equipe antes de se comprometer.
5. Falta de transparência.
A visibilidade completa do projeto para todas as pessoas relacionadas à sua realização é uma necessidade para evitar falhas. A transparência deve ser mantida não apenas com o gerente do projeto, mas também com os demais membros da equipe.
Sugestão para solução: Diretrizes claras, comunicação
6. Falta de comunicação.
O relatório do PMI revelou que as empresas arriscam aproximadamente US$ 135 milhões para cada US$ 1 bilhão gasto em um projeto. Quase US$ 75 milhões desses US$ 135 milhões (o que se traduz em aproximadamente 56%) são colocados em risco devido à comunicação ineficaz.
Acesse o relatório por aqui: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/the-essential-role-of-communications.pdf
A má comunicação leva a mal-entendidos no fluxo de trabalho e, consequentemente, baixo ROI ou até perda de receita. A comunicação tem o poder de significar o sucesso ou o fracasso de um projeto.
Sugestão para solução: As ferramentas certas de gerenciamento de projetos facilitam a interação ativa entre os membros da equipe e o gerente do projeto.
7. Expectativas irreais, é um item mais comum porque projetos falham.
Definir prazos irreais é a abordagem errada, mas o que é pior? Espere concluir um projeto mais rapidamente, com um orçamento limitado e uma equipe pequena. Os gerentes de projeto geralmente adotam uma abordagem irrealista para avaliar as capacidades de suas equipes.
Eles estabelecem altas expectativas que atendem à sua queda.
Sugestão para solução: Evite sobrecarregar sua equipe para obter um trabalho de qualidade em vez de obter muito com qualidade comprometida.
8. Falta de acompanhamento.
Planejar, comunicar e atribuir tarefas para um projeto não é suficiente para que ele seja bem-sucedido. É obrigatório que os gerentes de projeto se certifiquem de que tudo corra conforme o planejado.
Sugestão para solução: Gerenciamento do valor agregado: essa técnica monitora o plano do projeto, o trabalho real e o trabalho concluído para ver se um projeto está no caminho certo. Calcule quanto do orçamento e do tempo deveria ter sido gasto corretamente no trabalho feito até agora.
Gemba Walks: reservar um tempo para visitar o local exato onde o trabalho está sendo feito ajuda a acompanhar de perto o progresso.
9. Falta de gerenciamento de risco.
Risco zero é pedir demais. No entanto, se uma solução não foi pensada previamente, uma situação adversa pode se transformar em um desastre e fazer com que o projeto falhe.
Sugestão para solução: É essencial estabelecer a gestão de riscos desde o início do projeto. Identificar e priorizar os riscos pode ajudar a limitá-los ou até mesmo eliminá-los com métodos preventivos e corretivos eficazes.
10. Gestão inadequada das partes interessadas.
As partes interessadas têm um interesse intrínseco no projeto. A má gestão das partes interessadas, como definir as partes interessadas de forma muito restrita, não equilibrar a conformidade com as oportunidades estratégicas e ocultar o interesse próprio, leva ao fracasso do projeto.
Sugestão para solução: É responsabilidade do gerente de projeto identificar as partes interessadas e se comunicar com elas a tempo. O envolvimento das partes interessadas fornece suporte e insights para orientar os projetos em direção ao sucesso.
Como as falhas do projeto podem ser evitadas?
Independentemente do seu setor, as seguintes práticas ajudam a evitar o porque projetos falham:
- Use a tecnologia para um gerenciamento de projetos perfeito
- Monitore o progresso e comunique-se de forma eficaz
- Desenvolva um plano concreto
- Defina metas claras e realistas usando métodos como metas SMART
- Faça uma gestão de risco inteligente
- Determinar recursos e desenvolver um orçamento para o projeto
- Automatize tarefas para aumentar a produtividade e a qualidade do serviço
Habilidades aprimoradas para eliminar falhas do projeto.
Exploramos aqui as causas mais comuns de falhas em projetos, mas nenhum projeto é igual ao outro, você conhece alguma outro tipo de falha para compartilhar conosco?
