Mesmo quem não é responsável pelo gerenciamento de projetos TI sabe que a tecnologia da informação desempenha um papel fundamental para empresas de todos os segmentos.
À medida que a TI possibilita receber, armazenar, processar, gerenciar e proteger informações, o gerenciamento de projetos de TI está se tornando uma atividade complexa e muito dinâmica, pois os especialistas nessa área precisam tomar decisões que são aspectos importantes como como o desempenho de uma aplicação.
A disponibilidade de um sistema e segurança de dados, eficiente e ágil, a fim de evitar desperdícios de recursos, bem como acompanhar o desenvolvimento de tecnologias e inovações para sempre agregar valor.
O que é Gerenciamento de Projetos de TI?
A obra de referência sobre o assunto, o PMBOK®, define projeto como uma série de atividades temporárias realizadas em um grupo com o objetivo de produzir um produto, serviço ou resultado. Este documento foi produzido por uma das instituições de maior prestígio na área, o Project Management Institute (PMI).
A pessoa responsável pela gestão do projeto deve ter habilidades muito fortes em tempo, trabalho em equipe e organização do projeto e fluxo de trabalho orientado para o sucesso.
O gerenciamento de projetos de TI é responsável por garantir que o desenvolvimento dos requisitos esteja alinhado com as estratégias corporativas e que todas as fases do fluxo de trabalho sejam executadas corretamente conforme planejado e dentro dos prazos do plano do projeto.
Além disso, como gestor, por meio de uma boa gestão de projetos de TI, você pode criar métricas e indicadores de produtividade e eficiência, monitorar possíveis riscos e tomar medidas preventivas para prever crises e atrasos – muito importante, pois o mundo de TI é realmente complexo. Inovações e ferramentas continuam surgindo, então você precisa revisar seus processos com muito mais frequência do que em outras áreas.
Vale ressaltar que às vezes é necessário gerenciar vários projetos. Especialmente para as pequenas e médias empresas, que geralmente não possuem a experiência e competência necessárias para solucionar os problemas causados pela má organização, o prejuízo pode ser bastante alto.
Métodos para gerenciamento de projetos de TI em [year]
Em primeiro lugar, vale a pena pensar em alguns aspectos gerais do gerenciamento de projetos de TI. Por exemplo, a metodologia de desenvolvimento deve ser definida antecipadamente, e mantida ao longo de todo o projeto.
É importante que, uma vez definida a metodologia, ela seja mantida até o final do projeto para garantir uma padronização consistente.
A seguir listamos algumas opções de métodos que podem ser utilizados no desenvolvimento de seus projetos:
Metodologia ágil
A metodologia ágil ganhou mais destaque por volta do inicio dos anos 2000 quando um grupo de programadores organizou e criou o Agile Manifesto, que pregava entregas contínuas, engajamento do cliente durante o desenvolvimento do projeto, adaptação às mudanças e resultados benéficos para a sociedade. Segue quatro valores fundamentais:
- Pessoas e interações em vez de processos e ferramentas.
- Software funcional em vez de documentação abrangente.
- Colaboração do cliente em vez de negociações de contrato.
- Reagindo à mudança para seguir um plano.
Com o objetivo de melhorar o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, a gestão ágil é uma filosofia de trabalho que oferece às empresas mais do que agilidade.
Dentro da metodologia ágil existem alguns frameworks como o Scrum, prática que ajuda a dividir os projetos mais complexos em ciclos mais curtos (sprints), para otimizar prazos de entrega e, além disso, oferecer maior abertura a mudanças durante a execução das tarefas .
Se bem recebido pela equipe, o conceito ágil pode ser um ótimo método para gerenciar projetos de TI.
Cascata ou cascata
Considerado o tipo mais tradicional de gerenciamento de projetos, a lógica é que o desenvolvimento ocorra em forma de cascata, ou seja, uma etapa só ocorrerá após a finalização da anterior e a entrega do projeto não ocorrerá até que todas as etapas sejam concluídas.
Atualmente entende-se que este modelo carrega um alto risco, ainda mais se for um projeto de grande complexidade e com muitas fases, pois as chances de a entrega final não ser satisfatória são muito altas e você perdeu muito tempo, dinheiro e retrabalho.
Avalie bem os riscos antes de decidir sobre essa metodologia em seu gerenciamento de projetos de TI.
Kanban
O Kanban foi desenvolvido pela Toyota japonesa por volta dos anos 60, com base na ideia de fazer apenas o que é necessário, quando é necessário e na quantidade necessária.
O desenho geral de um Kanban é um quadro composto por colunas de passos e cartões com tarefas. Uma vez que uma tarefa tenha concluído uma etapa, ela passa para a próxima e assim sucessivamente até que o processo seja concluído.
Isso significa que você pode ver todo o seu fluxo de trabalho de forma visual e prática, o que torna o gerenciamento de projetos de TI muito mais tangível.
Cronograma atualizado disponível para todas as partes interessadas
Outra parte indispensável de um projeto bem-sucedido é atualizar e compartilhar regularmente o cronograma de atividades. Dessa forma, você garante que sua equipe tenha tempo suficiente para se preparar e evitar que os serviços sejam apressados e, consequentemente, de qualidade inferior.
Com um cronograma atualizado e compartilhado, você pode gerenciar melhor sua gestão de projetos de TI.
Identificar critérios de urgência e prioridades claramente definidas
De acordo com o PMBOK®, o gerenciamento de projetos compreende cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
É importante para o bem gerenciamento de projetos de TI, primeiro para criar um escopo com todos os detalhes sobre as etapas, funções e características de todo o trabalho que deve ser realizado pela equipe até a entrega do produto ou serviço ou a obtenção de um determinado resultado.
Depois disso, recomenda-se a Elaboração do Work Breakdown Structure (WBS), que é um organograma que inclui o próprio projeto como elemento de alto nível, ou o que se espera que seja a entrega final, e o elementos associados que dividem com precisão o trabalho em partes menores e mais gerenciáveis .
A visão geral oferecida pela WBS ajuda o gerente diretamente no processo de planejamento, mas também pode ser usada para definir o cronograma e Cronograma para melhorar o planejamento, controlar a execução e avaliar a conclusão do projeto. Neste caso é a WBS que forma a base para a criação do cronograma.
Ao visualizar o que precisa ser feito para tirar um projeto do papel, você pode priorizar as tarefas e deixar as coisas acontecerem quando elas precisam acontecer.
De acordo com a consultoria i9, o objetivo aqui é estabelecer o que precisa ser feito e o que precisa ser feito Determinar uma margem de erro para atender aos requisitos. Em outras palavras, estabeleça prazos que, caso não sejam cumpridos, permitam um tempo confortável de execução sem interromper o caminho crítico do projeto.
A apresentação do projeto a todos os stakeholders é feita no kick-off-meeting, um momento crucial para colocar todos na mesma página, reunir sugestões e tirar dúvidas.
Recomendações para analisar ferramentas de gerenciamento de projetos de TI?
Considerando as várias opções que existem para apoiar a gestão de projetos de TI, sugerimos uma pergunta: você sabe exatamente quando usá-las?
Porque sim, a resposta não é tão simples. Saber o momento certo de adotar uma solução de gerenciamento é um dos desafios que os gerentes e líderes de TI enfrentam todos os dias.
Porque isso depende de vários fatores: tamanho da equipe, orçamento da empresa, complexidade do projeto, cultura organizacional… Então vamos ver algumas dicas e dicas para sair desse labirinto com tranquilidade e ganhar ganhos de produtividade.
Em princípio, é importante levar em consideração algumas características de um projeto que normalmente requerem o uso de uma ferramenta, como:
- Projetos complexos e em andamento (como desenvolvimento de software) que dependem de processos: Um software que ajuda a medir o trabalho e é uma solução melhor do que usar planilhas e e-mail;
- Projetos envolvendo trabalhadores remotos também podem exigir a integração de software para todos.
Integrar o gráfico de Gantt em uma ferramenta pode ser um exemplo útil no gerenciamento de projetos de TI.
Referências: https://blog.runrun.it/gestao-de-projetos-de-ti
