As ata de reunião prepara o terreno para futuras discussões de negócios sobre estratégia e próximos passos. Por esta razão, é necessário saber escrevê-los de forma eficaz para minimizar o risco de confusão ou má interpretação das instruções ou ações.
Existem vários elementos chave que você deseja incluir sempre que fizer ata de reunião.
Esses itens variam de notas de reuniões individuais com itens de ação e suas respectivas datas de vencimento até objetivos gerais e quaisquer notas adicionais.
Aqui está um breve resumo de cada elemento e por que é importante incluí-lo em qualquer reunião:
Anote os detalhes
Um elemento crítico de qualquer ata de reunião é a informação sobre quando e onde a reunião ocorreu. Pode parecer óbvio, mas é fácil perder. Com data, hora e local, você pode criar um arquivo de reuniões passadas para marcar o nascimento de certas ideias ou o lançamento de diferentes iniciativas.
Outro elemento que não deve faltar nas atas da reunião é a lista de participantes. Deixar de fazer isso pode gerar confusão posteriormente, pois a ata não mostrará quem participou da reunião.
Resuma o objetivo da reunião
Uma declaração ou resumo do objetivo do projeto resume o objetivo principal da reunião. Este é o objetivo geral que dará contexto a qualquer um dos pontos de ação atribuídos como resultado da reunião.
Em qualquer reunião, geralmente há um único tópico de interesse. É importante anotar isso para que quem revise a ata entenda as conversas que aconteceram e as ações que resultaram da reunião.
Recapitule a reunião anterior
Uma simples recapitulação da reunião anterior pode fornecer contexto para a atual. Com uma lista de itens da agenda e ações tomadas na última reunião, é mais fácil permanecer no tópico e manter a conversa na mesma direção.
Também ajuda a evitar que um determinado tópico seja negligenciado e esquecido.
Detalhe os itens da pauta
Os itens da agenda são os tópicos ou atividades que são discutidos durante a reunião. Ao relacionar os itens da agenda, é possível criar um registro preciso das questões discutidas, das preocupações levantadas e das resoluções alcançadas.
Também dá uma ideia da estrutura da reunião, delineando a ordem da conversa, que pode ser útil para consultas futuras.
Definir itens de ação
Itens de ação são as tarefas atribuídas aos participantes após o término da reunião. Eles são derivados do plano geral de ação nascido do objetivo do projeto e ajudam a orientar cada colaborador nas próximas etapas.
Para acompanhar os itens de ação nas atas da reunião, é melhor usar um modelo para inseri-los rapidamente à medida que surgem. Após o término da reunião, compartilhe os itens de ação o mais rápido possível para que todos tenham acesso a eles.
Atribuir responsabilidades e prazos
O último passo para redigir a ata da reunião é atribuir responsabilidades aos participantes certos e estabelecer prazos razoáveis. Um item de ação que não é atribuído a ninguém ou não tem data de vencimento não tem valor, pois não será priorizado.
Com uma estrutura pré-formatada, tudo o que você precisa fazer é inserir as informações nos campos apropriados à medida que avança.
Dessa forma, você não terá problemas para acompanhar a reunião, pois não precisa se preocupar em criar categorias para cada item à medida que avança.
Práticas recomendadas para anotações de reunião
Embora fazer anotações da reunião possa parecer relativamente simples, não é incomum que a reunião fique fora de controle enquanto você está escrevendo as atas. Para evitar que isso aconteça e fazer as melhores anotações possíveis, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem lembradas:
Faça backup de suas anotações de reunião
Se há algo pior do que anotações de reuniões mal feitas, são anotações impossíveis de rastrear. Escrever anotações em papel é uma prática desatualizada que provavelmente custará dinheiro a longo prazo e, claro, leva muito tempo para digitalizar e distribuir com eficiência.
Sua melhor aposta é fazer suas anotações em um laptop ou tablet e, em vez de armazená-las em um só lugar, como e-mail, usar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho colaborativo.
Distribua notas rapidamente
Com as atas da reunião, você deseja distribuí-las no local. Assim que a reunião terminar, todos os participantes devem receber um resumo, uma lista de itens de ação e quaisquer anotações adicionais que você tenha feito.
Isso acelera o progresso em direção ao objetivo do projeto, pois cada participante pode começar a trabalhar em seus pontos de ação atribuídos assim que retornar à sua mesa.
Defina os lembretes
Seja qual for o meio que você usa para armazenar e distribuir suas anotações, defina lembretes para manter os tópicos da reunião atualizados na mente dos participantes.
Você pode acionar alertas de lembrete para todos os participantes por meio dos vários itens de ação que você atribuiu a eles usando o Google Calendar também permite que você sincronize com seu calendário para garantir que você não perca nenhum prazo.
Designe um gerente de itens de ação
Embora possa não ser uma função oficial, vale a pena nomear alguém para supervisionar a conclusão dos itens de ação que você atribuiu. A responsabilidade dessa pessoa será acompanhar os participantes e garantir que eles estejam no caminho certo para concluir suas ações a tempo dos prazos, fornecendo ajuda quando necessário.
Enviar os convites
Um dos aspectos mais importantes das notas de reunião é o reconhecimento das discussões anteriores e a antecipação das próximas reuniões. Para garantir que as reuniões sigam um fio comum e se desenvolvam mutuamente, envie convites para reuniões subsequentes no mesmo dia da reunião inicial.
Conclusão
Depois de explorar o tema das atas de reunião, podemos concluir que elas são um documento importante que registra o que foi discutido, decidido e acordado em uma reunião. As atas de reunião são úteis para manter o registro de tudo o que foi discutido e decidido em uma reunião, para que os participantes possam consultá-las posteriormente e para que outras pessoas possam ter uma ideia do que foi discutido e decidido na reunião.
É importante tomar nota das informações importantes durante a reunião e registrá-las na ata de reunião, para garantir que ela seja completa e precisa.
