Uma análise SWOT é uma técnica de planejamento estratégico que os gerentes de projeto podem usar para analisar os pontos fortes e fracos de seus projetos, bem como as oportunidades e ameaças que podem enfrentar.
Pense nisso como uma forma de criar um plano de contingência de gerenciamento de projetos que leve em consideração possíveis armadilhas e oportunidades que possam surgir ao longo do projeto. A incorporação da análise SWOT ao gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a melhorar o planejamento, reduzir riscos e aumentar as chances de sucesso do projeto.
A seguir, falaremos sobre a finalidade da análise SWOT no gerenciamento de projetos, além de oito dicas de aplicação. Mas primeiro, vamos ver brevemente o que significa SWOT.
O que significa SWOT?
Uma análise SWOT é uma técnica que as empresas costumam usar para avaliar quatro aspectos principais de sua organização. Essa análise pode ajudar as empresas a entender melhor suas chances de sucesso e em quais áreas precisam se concentrar para melhorar.
Então, o que é uma análise SWOT no gerenciamento de projetos? Assim como os empresários e gerentes podem usar um SWOT para avaliar seus negócios, os gerentes de projeto podem usar a mesma técnica para avaliar seus projetos.
Aqui está um resumo das quatro áreas de foco que compõem o acrônimo SWOT e como elas se aplicam ao gerenciamento de projetos:
- Pontos fortes: são fatores internos (fatores que você pode controlar) que tornam seu projeto ou negócio bem-sucedido. Os pontos fortes do projeto incluem todos os aspectos do projeto que tornam seu sucesso provável. Alguns exemplos são requisitos de projeto detalhados, um cliente engajado, software de gerenciamento de projeto robusto e membros de equipe experientes.
- Fraquezas: As fraquezas são fatores internos que podem impedir o sucesso. Por exemplo, se sua equipe nunca trabalhou junta antes e vários membros são novos e inexperientes. Outros pontos problemáticos internos podem ser alocação excessiva de recursos, falta de visibilidade do progresso, falta de envolvimento das partes interessadas ou falta de financiamento do projeto.
- Oportunidades: Oportunidades são fatores que estão fora do seu controle (fatores externos) e que podem contribuir para o sucesso do seu projeto. Podem ser oportunidades atuais que já existem, mas ainda não foram aproveitadas, ou oportunidades futuras que você acha que podem surgir. Se o seu principal fornecedor de materiais de repente oferecesse um desconto, seria uma oportunidade de economizar o dinheiro do seu projeto. Se outro projeto em sua empresa terminasse mais cedo, isso poderia liberar recursos que você poderia usar para ajudar seu projeto a ter sucesso.
- Ameaças: São fatores externos que podem prejudicar seu projeto caso ocorram. Assim como as oportunidades, elas podem ser ameaças atuais ou futuras. A possibilidade de um de seus fornecedores falir seria uma ameaça. Outras ameaças podem ser o mau tempo (por exemplo, uma tempestade de neve obrigando os funcionários a faltar ao trabalho) ou o aumento dos custos de suprimentos, materiais ou contratados.
Para que serve uma análise SWOT?
A análise SWOT no gerenciamento de projetos ajuda você a planejar seu projeto e levar em consideração os fatores que podem ajudar ou atrapalhar seu sucesso. O objetivo do SWOT é identificar as áreas de risco, bem como os fatores controláveis que você precisa prestar atenção e monitorar ao longo do projeto.
Um SWOT é uma maneira simples e econômica de debater e planejar seu projeto. Quando você entender completamente os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu projeto, será capaz de planejar uma estratégia bem-sucedida que leve em consideração esses quatro fatores.
A realização de uma análise SWOT pode ajudá-lo a produzir novas ideias que o ajudem a aproveitar o que você e sua equipe fazem de melhor e as oportunidades potenciais que podem surgir. Um SWOT também ajuda você a se tornar mais consciente das fraquezas e ameaças potenciais ao seu projeto, para que você possa se defender delas.
Modelo de Análise SWOT
Uma análise SWOT não precisa ser um processo excessivamente complicado. Você pode começar com uma tabela simples e construí-la para qualquer projeto. Vejamos um modelo de exemplo.
| Forças | Fraquezas |
| 1. 2. 3. 4. 5. | 1. 2. 3. 4. 5. |
| Oportunidades | Ameaças |
| 1. 2. 3. 4. 5. | 1. 2. 3. 4. 5. |
Como você pode ver, nossa análise SWOT foi dividida em quatro seções:
- Pontos Fortes: O que sua equipe já está fazendo bem.
- Pontos fracos: o que poderia ser melhorado?
- Oportunidades: Quais são os objetivos que você gostaria de alcançar com este projeto?
- Ameaças: Que fatores podem impedi-lo de atingir essas metas?
Exemplo de Análise SWOT
Suponha que sua equipe queira lançar uma nova campanha nas redes sociais e você precise fazer uma análise SWOT para ver onde você está em relação a esse projeto. Vamos ver isso:
| Forças | Fraquezas |
| 1. Mensagens originais 2. Seguidores engajados 3. Design de alta qualidade | 1. Falta de reconhecimento da marca 2. Cronograma de lançamento inconsistente 3. Má experiência do usuário no site |
| Oportunidades | Ameaças |
| 1. Aumente o número de seguidores nas redes sociais 2. Aumentar a lista de distribuição de newsletter 3. Aumentar nossas vendas de comércio eletrônico | 1. Concorrência de marcas semelhantes 2. A temporada de férias está chegando, muito ocupada para fazer grandes mudanças 3. Podem surgir novas tecnologias/aplicações que prejudiquem a nossa presença |
Como você pode ver, nossa análise SWOT nos diz muito sobre onde estamos hoje e no que precisamos trabalhar para tornar nossa campanha de mídia social um sucesso. Envolver as partes interessadas e vários membros da equipe na análise o ajudará a obter uma visão geral detalhada, para que você possa começar a trabalhar na melhoria de seus processos.
Dicas para conduzir uma análise SWOT no gerenciamento de projetos
A análise SWOT no gerenciamento de projetos só é eficaz se você coletar as informações corretas e usá-las para tomar as medidas apropriadas. Aqui estão oito dicas para ajudá-lo a conduzir e executar uma análise SWOT no gerenciamento de projetos:
- Mantenha a lista em um local central onde todas as partes interessadas possam consultá-la facilmente e consulte-a regularmente, para que as prioridades permaneçam em mente.
- Revise e reavalie a lista periodicamente ao longo do projeto para ver se algo mudou e se novos fatores precisam ser adicionados.
- Inclua todas as partes interessadas no processo. Os membros da equipe, o cliente, o patrocinador e outras pessoas próximas ao projeto devem ajudar a identificar e analisar os fatores críticos para que nada seja esquecido.
- Reúna todos (virtualmente ou pessoalmente) e faça uma lista para cada uma das quatro categorias (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças).
- Priorize os fatores em cada seção do mais para o menos importante após a conclusão do brainstorming.
- Preparar e distribuir a análise SWOT. Liste os fatores em cada categoria com os mais importantes no topo e os menos importantes na parte inferior.
- Desenvolva planos de ação para abordar fatores sob seu controle (pontos fortes e fracos), bem como oportunidades ou ameaças atuais.
- Faça planos futuros para lidar com oportunidades e ameaças que possam surgir posteriormente. Esses planos devem incluir um meio para identificar que a oportunidade ou ameaça ocorreu, bem como o plano de ação para aproveitá-la.
Você sabia que o software de gerenciamento de projetos é um ótimo lugar para manter, compartilhar e atualizar sua análise SWOT? Você pode compartilhar rapidamente alterações e atualizações em sua lista de prioridades com todas as partes interessadas em um software centralizado. Você pode criar painéis analíticos para rastrear e relatar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças que você identificou.
