Ao enviar uma RFP ou Request for Proposal, é importante manter o tom formal para responder uma RFP. Isso ajudará a evitar qualquer confusão ou falta de comunicação. Além disso, usar gramática e ortografia adequadas ajudará a criar uma apresentação mais polida e profissional.
Sugiro que você leia o artigo O que é Request for Proposal e quem pode escrever uma RFP, se ainda não fez.
Se você está pensando em preencher uma RFP, aqui estão cinco dicas importantes:
- Certifique-se de que seu documento esteja bem organizado e faça sentido.
- Não tenha medo de usar termos que podem ser desconhecidos para o destinatário, isso mostrará seu compromisso em envolvê-los.
- Esteja preparado para responder a quaisquer perguntas que o destinatário possa ter.
- Use fontes legíveis e um layout fácil de ler.
- Termine com uma reviravolta divertida ou inesperada – seus destinatários vão adorar!
Depois de preenchido, o pedido de propostas será, na sua maioria, um formulário vazio, no qual as empresas terão de preencher as informações. Pode ser algo parecido com isso:
Vamos para alguns exemplos de RFP para responder uma RFP
Resumo do Projeto
Esta é a parte que precisa ser preenchida. Isso incluirá os detalhes que acabamos de revisar, como orçamento, cronograma, detalhes do projeto e qualquer outra orientação.
Exemplo: Imagine que seu projeto é uma nova página da web para sua empresa. Nesse caso, a visão geral do projeto incluiria os tipos de páginas que você precisaria para o site, a funcionalidade que gostaria de ter e quando gostaria de lançar o novo site.
Objetivos do projeto
Com os detalhes definidos, pense nesta seção como uma máquina do tempo. Explique como você deseja que o projeto pareça quando tudo estiver dito e feito.
Exemplo: Vamos continuar com o exemplo do site. O que você quer que termine no prazo? Um site que funciona perfeitamente e é capaz de aceitar pedidos de clientes? Especifique os prazos e marcos que seu projeto deve atingir para ser considerado um sucesso.
Escopo do trabalho
Agora é a hora de passar o trabalho para as pessoas que preenchem as propostas. Explique o nível de detalhe que você precisa no escopo do trabalho e deixe espaço suficiente para as empresas lidarem com o resto.
Exemplo: No exemplo do nosso site, você pode comparar o escopo de trabalho de um projeto com outro. Quem faz desenvolvimento web personalizado? Quem depende de modelos pré-existentes? O “escopo de trabalho” ajuda a entender a abordagem de cada empresa.
Obstáculos/Barreiras
Nesta seção, explique os obstáculos que você antecipa, permita que as empresas apresentem suas próprias ideias sobre isso, ou ambos.
Por exemplo: temos que substituir o conteúdo existente? Tenho que migrar para uma nova plataforma de hospedagem antes que a nova empresa desenvolva o site?
Métricas de avaliação
É quando você pode incluir seu próprio guia de respostas e critérios de seleção. Por favor, liste todos os detalhes necessários ou materiais adicionais que você precisa ver para uma oferta efetiva. Você também pode incluir um campo de requisitos de envio aqui para explicar melhor como cada oferta deve ser antes de ser enviada.
Exemplo: diga aos desenvolvedores da web o que você precisa ver em cada proposta. Isso vai depender de você. Você tem um limite máximo para o orçamento? Declare. É prioridade cumprir os prazos para que o site fique pronto na Black Friday? Indique também.
Exemplos de respostas
A resposta real que você recebe pode variar dependendo da solicitação. Mas o normal é que você receba uma carta de apresentação e um anexo com a proposta completa.
A carta de apresentação é importante e a primeira marca de uma empresa com grandes habilidades de vendas. É a sua primeira impressão do nível de cuidado e atenção que a empresa deu à sua proposta. Por exemplo…
A quem corresponda:
Anexamos a taxa padrão para projetos da Empresa XYZ. Estamos ansiosos para atender às suas necessidades de negócios.
…parece uma carta modelo. No entanto, uma empresa que se deu ao trabalho de analisar e revisar sua solicitação de propostas abordará questões mais específicas.
Para [Nome da pessoa de contato]:
Obrigado por me dar a oportunidade de licitar [detalhes específicos do projeto]. A Empresa ABC realizou três projetos semelhantes no passado, cujos detalhes estão anexados a este e-mail. Você também encontrará anexos em PDF e Word detalhando nossas propostas, bem como material extra que você solicitou.
Não é difícil dizer qual carta de apresentação tem mais probabilidade de resultar em uma proposta detalhada e bem pensada. Uma boa empresa tem tempo para considerar todos os aspectos de sua oferta para aumentar seu sucesso, principalmente quando as empresas que fazem ofertas ganham em média apenas 44% delas.
Dicas e truques para responder a uma RFP
E se for você quem está enviando uma resposta a uma RFP? O processo de licitação pode parecer um campo minado. Aqui estão alguns truques testados e comprovados para destacar sua proposta:
Reserve um tempo para entender a RFP
Não faz sentido gastar tempo em uma proposta se você realmente não entender o projeto em primeiro lugar. Você acabará enviando uma proposta totalmente errada ou perdendo tempo em um projeto que originalmente não era adequado para o seu negócio. No entanto, se você dedicar um tempo para entender a RFP, cada ponto incluído na proposta atenderá diretamente às necessidades de seu cliente em potencial, aumentando as chances de que eles aceitem as suas.
Revise minuciosamente todos os requisitos do projeto
Este conselho é derivado do anterior. Você não quer ir muito longe no processo de estimativa do projeto antes de perceber que o prazo é completamente irreal para uma empresa com seus recursos limitados. Informe-se sobre todos os requisitos antes de aceitar uma proposta.
Rascunhe as possíveis perguntas das partes interessadas
Uma boa RFP está aberta a comentários e perguntas. Enquanto trabalha em sua proposta, mantenha uma lista de perguntas que a RFP não responde. Você não apenas achará útil ao pesquisar o projeto, mas a empresa que solicita as informações provavelmente apreciará a consideração que você colocou em sua proposta.
Prepare o primeiro rascunho da sua resposta
O primeiro rascunho não precisa ser perfeito. Crie seu primeiro rascunho tendo em mente as etapas anteriores, mas não hesite em cada detalhe. Lembre-se de que você sempre pode revisar e editar esta resposta antes de enviá-la.
Faça sua equipe revisá-lo
Não deixe apenas uma pessoa revisar o rascunho. Faça com que toda a equipe o revise. Certifique-se de que todos concordam com a visão do projeto, de que você não está preenchendo cheques que a empresa não pode descontar, por assim dizer.
Envie e envie sua proposta final
Por fim, escreva uma carta de apresentação (como a acima), refine sua proposta e envie-a. Se estiver apresentando pessoalmente, prepare uma apresentação geral que inclua os detalhes básicos. Mas se você for enviá-lo apenas por e-mail, certifique-se de que tudo esteja disponível por meio de um anexo e que você acuse o recebimento de sua RFP.
