Nem todos os projetos devem começar com um aperto de mão. Alguns são muito complexos e têm muito em jogo. Para grandes projetos, com muitas partes interessadas em cada etapa, você deve pesquisar empreiteiros, procurar propostas e revisar suas opções antes de começar.
E mesmo assim, você pode cruzar os dedos na esperança de ter tomado a decisão certa.
Antes de entregar aquele projeto importante para alguém só porque lhe disseram que é o melhor, pare. acalmar. Respire fundo, sente-se com sua equipe e crie um dos documentos mais importantes necessários para concluir grandes projetos: uma RFP ou também conhecido como Request for Proposal.
O que significa RFP (Request for Proposal)?
O que é uma RFP? Um RFP (que significa solicitação de proposta) é um documento comercial que descreve um novo projeto. Em uma RFP, os empreiteiros em potencial são solicitados a enviar suas propostas para concluir o projeto. É comum em negócios como construção civil, por exemplo, quando uma empresa não pode construir suas próprias obras.
Como a Investopedia coloca, uma RFP “é um anúncio de projeto publicado publicamente por uma organização de que está buscando ofertas de empreiteiros para concluir o projeto”.
Em outras palavras, quando você cria uma RFP, está pedindo às empresas que enviem suas melhores estimativas para concluir o que precisa ser feito. Mas a RFP é mais do que apenas uma solicitação.
Você também deve fornecer detalhes suficientes sobre o projeto para que os possíveis licitantes possam fazer uma estimativa precisa de quanto custaria para ser concluído. Quanto mais precisa a RFP, maior a probabilidade de os lances estarem alinhados com os resultados reais.
Quando as RFPs são publicadas?
Você pode publicar uma RFP sempre que tiver um projeto grande e complicado com um orçamento significativo. Isso é especialmente verdadeiro no setor público. Normalmente, os órgãos públicos publicam RFPs para solicitar licitações privadas, o que abre a concorrência de preços entre os licitantes e maximiza a qualidade dos resultados para o preço.
Isso não quer dizer que as RFPs sejam documentos exclusivamente públicos. Sempre que uma empresa privada precisa buscar ajuda externa de licitantes e empreiteiros, que muitas vezes alistam os próprios subcontratados – uma RFP pode ser uma maneira eficaz de começar.
Os benefícios das RFPs vão além de convidar potenciais licitantes a enviar suas cotações. Esses documentos também devem incluir detalhes do projeto. Entre os detalhes mais importantes estão os marcos do projeto, os requisitos regulatórios e os prazos mais urgentes do calendário. Quanto mais clara for a RFP sobre esses requisitos, mais vazará naturalmente para os licitantes que não conseguem atender ao escopo do projeto.
Que tipos de organizações usam RFPs?
Os RFPs são especialmente adequados para encontrar fornecedores em potencial para projetos complexos baseados em serviços. Para pequenos projetos com um único contratante e um único produto, uma RFP pode não ser necessária.
No entanto, serviços profissionais que exigem planejamento de projeto extenso e o uso de diferentes habilidades, equipamentos e mão de obra são muito mais complicados. Isso torna seus preços e planejamento mais complexos.
Plano de trabalho vs. Proposta: Qual é a diferença?
Uma RFP solicita especificamente uma proposta. À primeira vista, pode parecer que a RFP solicita um resumo simples da mão de obra, orçamento e prazos necessários para concluir um projeto. Mas uma proposta difere de um documento de solicitação porque um documento de solicitação pode ser uma seção da proposta, mas nunca o contrário:
- Uma proposta é a abordagem geral de uma empresa para um projeto. A descrição do cargo pode ser um elemento da proposta, mas a proposta pode incluir outros elementos, como informações sobre a empresa. Pense na proposta como uma ferramenta de marketing em nome da empresa licitante. Pode incluir os detalhes básicos necessários para apresentar a oferta, mas também busca diferenciar a empresa da concorrência.
- Um plano de trabalho é uma lista direta dos marcos do projeto, cronograma e preço para cada item. O plano de trabalho pode aparecer em uma página da proposta. Ao contrário da própria proposta, esta seção geralmente é redigida de forma clara e é mais como uma lista com marcos.
O processo de licitação RFP é geralmente o primeiro estágio na seleção de uma empresa. Assim, solicitar uma proposta significa que está a convidar as empresas não só a traçar os seus orçamentos, mas essencialmente a fazer a sua melhor oferta. Desta forma, você poderá selecionar os melhores candidatos.
O que incluir em uma RFP
O objetivo de uma RFP é claro: não apenas saber quais empresas podem fornecer os serviços que você está procurando, mas também avaliar o cronograma e o orçamento realistas para o seu projeto. No entanto, sem orientação adequada sobre o que incluir em uma RFP, as empresas podem apresentar propostas pouco claras.
Seu objetivo com um RFP deve ser remover a ambiguidade e trazer clareza ao seu projeto. Para fazer isso, você precisará incluir vários elementos:
Histórico relevante da empresa e do projeto
Comece aprendendo sobre a empresa, quem a administra e se você já fez projetos semelhantes no passado.
É verdade que o desempenho passado não é necessariamente indicativo de desempenho futuro. Mas se o seu objetivo é construir um novo arranha-céu de escritórios no centro da cidade e apenas uma empresa se apresenta que pode provar que já construiu um arranha-céu de escritórios antes, você provavelmente tem uma ideia clara de que será a melhor escolha.
A chave é focar na história da empresa e do projeto. Você não precisa de detalhes de fundação da empresa que não tenham nada a ver com seu próximo projeto ou iniciativa.
Escopo e objetivos do projeto
No âmbito de um projeto, você deve fornecer o máximo de informações solicitadas. É nesse momento que você precisa deixar as entregas claras.
Mas o que é exatamente o “escopo” de um projeto? É um documento curto que inclui os seguintes detalhes:
- Caso de sucesso: Este é um resumo geral detalhando em que consiste o projeto, por que é necessário e o que se espera que seja alcançado após a conclusão.
- Orçamento: Embora às vezes seja difícil definir um orçamento apertado, muitas RFPs incluem uma “janela” básica de orçamento dentro da qual as empresas podem enviar propostas.
- Cronograma: O calendário geral, especialmente a data limite, é essencial. É também uma forma de filtrar as empresas que podem estar ocupadas demais para assumir uma quantidade significativa de trabalho em seu prazo.
- Marcos: Marcos podem ser como marcos que marcam a conclusão de partes individuais do projeto. Embora nem sempre seja necessário, pode ser útil acordar os marcos do projeto com antecedência, especialmente quando subcontratados estão envolvidos. Ter marcos planejados com antecedência ajuda ambas as partes a avaliar quais metas precisam ser alcançadas para manter o projeto no caminho certo.
- Resultados: Por fim, descreva os resultados que deseja obter ao final do projeto. Inclua todos os detalhes necessários para considerar o projeto completo, especialmente se houver algum requisito regulatório em jogo.
Requisitos do projeto
Às vezes, as demandas do projeto implicam em trabalhar com restrições que fogem ao nosso controle. Podem ser restrições orçamentárias, regulamentos governamentais ou acordos de confidencialidade que os licitantes devem assinar.
Não os esconda na esperança de conseguir melhores negócios antecipadamente. Inclua esses detalhes essenciais em sua RFP. Quanto mais cedo você esclarecer esses requisitos, mais confiante ficará de que está trabalhando apenas com licitantes qualificados à medida que o processo avança.
Da mesma forma, tente não limitar o escopo dos requisitos incluídos. Sejam requisitos de negócios ou requisitos técnicos, é sempre melhor incluí-los na RFP para que não haja mal-entendidos. Você não quer percorrer dois terços de um novo prédio de escritórios apenas para descobrir que a construtora que você contratou não tem licença para lidar com janelas e não incluiu essa estimativa na licitação.
Critério de seleção
Você já teve um professor dizendo quais seções do seu livro iriam aparecer no teste? Quando você estava estudando, provavelmente fez questão de revisar exatamente essas páginas. Ao fazer isso, ele se lembrou de todos eles.
Declarar os critérios de seleção em um edital é quase a mesma coisa. Explique os detalhes precisos que farão você selecionar um licitante em detrimento de outro. Não os faça adivinhar. Ao dizer a eles quais variáveis são mais importantes para você (orçamento, cronograma etc.), você garante que cada licitante dê a melhor resposta possível a essas variáveis. Dessa forma, as comparações serão melhores na hora de analisar as propostas e selecionar os finalistas.
Prazos
A execução é importante, mas não se um projeto está tão atrasado que só é concluído anos depois do prazo.
Esquematize o cronograma do seu projeto em termos claros e concretos. São informações essenciais que orientam outras prioridades. Os empreiteiros podem usar os cronogramas do projeto para avaliar seu orçamento, se precisarão contratar subcontratados para complementar sua equipe ou mesmo se terão capacidade para assumir esse projeto em primeiro lugar.
Orientação para respostas
Por fim, suas respostas às RFPs podem precisar de alguma orientação. Diga a essas empresas o que você quer ouvir delas e o que não quer. Certifique-se de incluir outros detalhes importantes no final, como:
- Informações de contato: para quem as empresas devem enviar suas ofertas? Indique o contato principal para o projeto e como entrar em contato com ele.
- Requisitos e prazos de envio: Estabeleça um prazo para reunir todas as propostas e analisá-las com sua equipe. Dê às empresas tempo suficiente para preparar uma proposta adequada.
- Elementos obrigatórios: Quais são os detalhes essenciais que você deve revisar em cada proposta? Anote todas as comparações que deseja fazer, como o orçamento do projeto, e informe às empresas que essas informações são necessárias como parte de sua proposta.
Qual é o processo de licitação para uma RFP?
Agora você deve ter o suficiente para preencher os detalhes de uma RFP sob medida para seu próximo projeto. E agora que? Afinal, você não pode simplesmente acenar com uma varinha mágica e esperar que as ofertas comecem a aparecer.
No começo pode parecer difícil, mas como é você quem quer contratar, não espere que continue assim por muito tempo. Você só precisa das informações de contato das empresas relevantes que deseja convidar para licitar. Você pode perguntar a empresas ou organizações semelhantes à sua onde elas podem solicitar propostas. Ou, para alguns projetos menores, você pode visitar recursos online e anúncios de projetos para divulgar sua RFP.
Assim que sua RFP estiver nas mãos de várias empresas, seu desafio muda. Você não está mais preocupado em encontrar empresas, mas em lidar com o número esmagador de ofertas que recebeu.
Organize as propostas e, uma vez terminado o prazo, comece a reduzi-las. Use suas principais métricas para este funil. Por exemplo, se um lance chegar com o dobro do seu orçamento máximo, mas você tiver mais cinco para esse orçamento, poderá razoavelmente descartar o lance de orçamento mais alto.
