Para os gerentes de projeto, o gerenciamento de custos é uma função de trabalho principal que continua em todas as fases do ciclo de vida de um projeto. Juntamente com o gerenciamento de escopo, qualidade e tempo, é uma das três funções básicas do gerenciamento de projetos.
Para aqueles que desejam obter a popular certificação Project Management Professional (PMP)®, é fundamental entender a diferença entre os tipos de custos do projeto. Criamos aqui uma visão geral dos tipos de custos de projeto e como eles se aplicam.
O que é gerenciamento de custos do projeto?
O gerenciamento de custos do projeto é um processo que garante que o orçamento do projeto seja usado de forma eficiente.
O papel do gerente de projetos nesse processo é garantir que o orçamento do projeto seja utilizado de forma eficiente, certificando-se de que o projeto esteja dentro do orçamento alocado para evitar o desperdício de dinheiro em itens ou atividades que não são necessários para a conclusão do projeto.
Um gerente de projeto é responsável pelo ciclo de vida de um projeto do início ao fim. O gerenciamento de custos do projeto é um aspecto essencial do trabalho que deve ser feito corretamente para evitar complicações.
O processo de gerenciamento de custos não é apenas estimar e controlar custos; inclui outros aspectos, como análise de risco, orçamento e previsão.
O que é gerenciamento de custos na visão de um projeto?
O gerenciamento de custos é um aspecto crucial do gerenciamento de projetos que ajuda a controlar o orçamento de um projeto. Ao entender os elementos do custo do projeto, como eles se relacionam e como mudam com o tempo, o gerenciamento de custos pode ajudar a garantir que um projeto permaneça dentro do orçamento. Existem três processos principais de gerenciamento de custos: estimativa de custos, controle de custos e relatórios de custos.
Para entender o que é gestão de custos, primeiro é essencial entender o que é um projeto. Um projeto pode ser definido como um empreendimento temporário com início e fim definidos, projetado para produzir um produto, serviço ou resultado exclusivo. O gerenciamento de custos é uma parte do gerenciamento de projetos que lida com o controle do custo do projeto.
Tipos de custos
- Custos fixos: Os custos fixos são os mesmos e não mudam ao longo do ciclo de vida do projeto. Exemplos de custos fixos são custos de instalação, custos de aluguel e outros custos relacionados.
- Custos variáveis: Os custos variáveis são aqueles que variam em função do volume de trabalho de um projeto. Exemplos de custos variáveis são mão de obra por hora, custo de materiais, custo de suprimentos, combustível para escavadeiras, etc.
- Custos diretos: Custos diretos são despesas cobradas diretamente do projeto. Exemplos de custos diretos são despesas de viagem da equipe, salários da equipe, custos de reconhecimento e prêmios de funcionários, etc.
- Custos indiretos: Custos indiretos são custos compartilhados e alocados entre vários ou todos os projetos. Alguns exemplos são benefícios adicionais e impostos. Outro exemplo de custos indiretos seria o salário de um arquiteto ou gerente de projeto parcialmente distribuído por vários projetos. Os salários dos membros de sua equipe seriam custos diretos, pois cada um deles trabalha diretamente em um determinado projeto e seu salário é um custo direto para o projeto. Mas como o gerente de projeto é designado para vários projetos, seus custos salariais são custos indiretos do projeto.
- Custos irrecuperáveis: Custos irrecuperáveis são aqueles que foram incorridos em um projeto, mas não agregaram valor aos seus objetivos. Pense em custos irrecuperáveis como leite derramado. Se forem irrecuperáveis, devem ser tratados como se fossem irrelevantes. Por exemplo, suponha que você contrate um desenvolvedor freelancer para desenvolver seu site em Java. No entanto, depois de trabalhar no trabalho por algum tempo, o desenvolvedor sai por um motivo pessoal. Quando você contrata outro desenvolvedor para o trabalho, ele o convence de que você poderia fazer melhor usando as tecnologias .NET, e você segue seu conselho para construir o site com .NET. Nesse caso, os custos incorridos com o desenvolvedor Java independente podem ser considerados custos irrecuperáveis.
Como gerenciar os custos de um projeto?
1. Planejamento de recursos
O planejamento de recursos é um dos aspectos mais importantes da gestão de custos. Para controlar os custos, é fundamental entender claramente quais recursos são necessários e quanto custarão. Muitos tipos diferentes de recursos podem ser usados em um projeto, cada um com seu próprio custo. Por exemplo, os custos de mão de obra podem variar dependendo do tipo de trabalho que precisa ser feito.
Existem muitas maneiras de controlar o custo de um projeto, mas uma das mais importantes é o planejamento de recursos. Conhecendo o valor dos recursos do projeto e planejando como eles serão usados, os gerentes de custos podem ajudar a manter o projeto dentro do orçamento. No planejamento de recursos, várias etapas podem ser tomadas para gerenciar os custos do projeto:
- Identifique todos os recursos do projeto e conheça seus custos.
- Determine como esses recursos serão usados ao longo do projeto.
- Crie um plano de recursos detalhando como e quando eles serão usados.
- Monitore e ajuste o plano de recursos conforme necessário para garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento.
2. Estimativa de custos
Uma compreensão do processo de estimativa de custos é essencial para gerenciar os custos do projeto. A estimativa de custos é o processo de prever o custo de um projeto com base em seu escopo e complexidade. Vários métodos podem ser usados para estimar os custos de um projeto, e cada um tem vantagens e desvantagens. O mais importante ao estimar os custos de um projeto é ser o mais preciso possível.
3. Orçamentação de custos
Vários fatores devem ser levados em consideração ao gerenciar os custos de um projeto. A primeira é desenvolver um orçamento de custos. Este orçamento incluirá todas as despesas associadas ao projeto, desde materiais até mão de obra. Ser o mais preciso possível ao fazer o orçamento é essencial, pois isso garantirá que o projeto permaneça no caminho certo e dentro do orçamento.
O gerenciamento de custos do projeto é uma parte crítica do orçamento de custos bem-sucedido. Existem várias maneiras de fazer isso, mas o mais importante é entender claramente todos os custos do projeto desde o início. Isso inclui os custos diretos de materiais e mão de obra e os custos indiretos de despesas gerais e outras despesas. Uma vez conhecidos esses custos, fica muito mais fácil controlá-los e manter o projeto nos trilhos.
4. Controle de custos
A maioria dos gerentes de projeto usa um sistema de controle de custos para rastrear as despesas do projeto e garantir que ele permaneça dentro do orçamento. Existem vários sistemas de controle de custos, mas todos têm um objetivo comum: manter os custos do projeto sob controle.
Por que o gerenciamento de custos é importante?
O gerenciamento de custos é essencial no gerenciamento de projetos porque ajuda o gerente a controlar os custos do projeto. Um sistema de controle de custos permite que o gerente acompanhe as despesas do projeto e ajuda a garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento. Ao manter os custos do projeto sob controle, o gerente de projeto pode garantir que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento.
Ao rastrear as despesas do projeto, o gerente do projeto pode garantir que ele permaneça dentro do orçamento. O gerenciamento de custos também é essencial porque ajuda o gerente de projeto a controlar as despesas do projeto. Ao saber onde o dinheiro do projeto está sendo gasto, o gerente pode garantir que seus custos estejam dentro do orçamento.
Vantagens da gestão de custos
- Evite estouros de custos: o gerenciamento de custos é essencial no gerenciamento de projetos, pois evita estouros de custos e garante que o projeto permaneça dentro do orçamento. Isso, por sua vez, evita atrasos e garante que o projeto seja concluído no prazo e dentro do seu orçamento.
- Evite riscos: A gestão de custos é essencial na gestão de projetos, pois pode ajudar a evitar problemas. Os riscos podem incluir custos excessivos que causam atrasos no projeto e aumento de custos. O gerenciamento de custos pode ajudar a manter o projeto no caminho certo e dentro do orçamento, evitando custos excessivos.
- Ajuda a planejar o futuro: O gerenciamento de custos tem várias vantagens no gerenciamento de projetos. Uma delas é que ajuda a planejar o futuro. Isso ocorre porque o gerenciamento de custos fornece informações que podem ajudar os gerentes a prever os custos futuros do projeto. Essas informações podem ser usadas para criar orçamentos mais precisos e tomar melhores decisões de alocação de recursos.
Desafios de gerenciar os custos do projeto
- Falta de recursos: Um dos desafios da gestão de custos é a falta de recursos. Quando uma empresa tenta economizar dinheiro, pode precisar de mais dinheiro para investir em novas tecnologias ou contratar pessoal adicional. Isso pode dificultar o rastreamento de todos os fatores envolvidos no gerenciamento de custos. Além disso, o gerenciamento de custos pode ser complexo porque requer a conciliação de muitos outros fatores.
- Estimativas imprecisas: O desafio de gerenciamento de custos mais difícil é fazer uma estimativa precisa. Isso pode ser difícil por vários motivos, mas muitas vezes a causa é a necessidade de uma maior compreensão do que se passa no produto ou serviço que está sendo entregue. Outras vezes, é simplesmente falta de experiência por parte do avaliador. Seja qual for o motivo, uma estimativa imprecisa pode causar aumentos significativos de custos e atrasos nos prazos.
- Tecnologia desatualizada: um dos desafios do gerenciamento de custos é que a tecnologia desatualizada pode levar a estimativas imprecisas. Isso ocorre porque a tecnologia desatualizada pode precisar contabilizar com precisão todos os fatores que entram no produto ou serviço fornecido. Como resultado, o estimador pode precisar de um entendimento completo do que vai para o produto ou serviço final, o que pode levar a aumentos significativos de custos.
Quem é responsável pelo gerenciamento de custos do projeto?
O gerente de projeto geralmente é responsável pelo gerenciamento de custos, mas essa responsabilidade pode ser delegada a um engenheiro de custos ou outro membro da equipe. O gerente de projeto garante que o projeto permaneça dentro do orçamento e que todos os custos sejam contabilizados. Você também pode se encarregar de negociar com vendedores e fornecedores para obter o melhor preço possível para o projeto.
A responsabilidade pelo gerenciamento de custos geralmente recai sobre o gerente de projeto. O gerente de projeto é responsável por garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento. Isso inclui identificar e gerenciar riscos que podem levar a custos excessivos. O gerente de projeto também trabalha com a equipe do projeto para garantir que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento.
O gerente de projeto geralmente é responsável pelo gerenciamento de custos, mas o orçador também desempenha um papel fundamental. Você é responsável por criar estimativas precisas de custo do projeto. Isso inclui a compreensão de todos os fatores que entram no produto ou serviço final. Com estimativas precisas, o gerente de projeto pode gerenciar o orçamento do projeto com eficiência.
Conclusão
Ao criar estimativas em um projeto, os gerentes de projeto devem compreender fundamentalmente os tipos de custos incorridos. Portanto, verifique se você revisou cada tipo de custo do projeto e é capaz de determinar qual tipo de custo é usado em diferentes cenários.
