Em projetos ágeis, o refinamento do backlog é quando a equipe de desenvolvimento se reúne com a equipe do produto para revisar, discutir e esclarecer os itens que estão no topo ou próximos ao backlog.
O objetivo é deixar as histórias “prontas para o desenvolvimento”, esclarecendo requisitos, fazendo perguntas e encontrando quaisquer artefatos ou itens necessários para a equipe de desenvolvimento começar, como designs, cópias ou imagens.
As sessões de refinamento do backlog são uma parte crítica do processo ágil por vários motivos diferentes.
A primeira é provavelmente a mais óbvia: garantir que todos os itens do backlog sejam bem compreendidos pela equipe de desenvolvimento garante que as histórias sejam dimensionadas adequadamente, as dependências sejam esclarecidas e os objetivos das histórias sejam discutidos e priorizados. Mas o valor dessas sessões não para por aí.
Reunir a equipe para falar sobre itens no backlog tem outros benefícios. Isso ajuda a criar o alinhamento da equipe e um entendimento compartilhado de onde o produto está indo. Falar sobre melhorias futuras ou trabalho planejado para mais tarde pode dar à equipe uma visão mais ampla do que está por vir. Também promove a colaboração em equipe.
Ao discutir o trabalho futuro, a equipe de desenvolvimento pode conversar com os outros membros da equipe para saber no que todos estarão trabalhando, quais opções existem e quem pode estar envolvido em investigações futuras. A discussão em si também tem valor, pois permite que toda a equipe converse em grupo e tenha um ritmo melhor de trabalho.
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Embora haja muito valor a ser criado por sessões de refinamento de backlog, também há muitos antipadrões a serem observados. Nesse caso, antipadrões se referem a coisas que podem parecer uma boa ideia, mas na verdade são comportamentos a serem evitados. Também são coisas que podem surgir acidentalmente, ou mesmo aparentemente naturalmente, a menos que a equipe esteja ativa na tentativa de evitá-las.
Se uma sessão de refinamento de pendências cair em um desses antipadrões, muitas vezes isso levará não apenas a resultados decepcionantes para a sessão, mas também pode fazer com que a equipe não queira continuar a prática de realizar as reuniões. Evitar o seguinte é melhor para a equipe e para a própria atividade.
Tentar falar direto sobre as possíveis soluções
O objetivo da sessão de refinamento é obter uma melhor compreensão dos requisitos, as necessidades do cliente e como a história afetará o produto e o negócio.
Embora seja natural falar um pouco sobre como a história pode ser implementada, ou discutir os prós e contras das opções, gastar muito tempo na solução perde o objetivo do exercício. A equipe deve se preocupar mais em entender o valor do que está sendo solicitado, e não em como o trabalho será feito.
Se a equipe saltar para soluções muito rapidamente ou se concentrar nelas por muito tempo, haverá alguma perda em ganhar perspectiva sobre a história e como ela se encaixa no produto e na experiência do cliente. É importante ter essa perspectiva, não apenas para a história atual, mas também para as demais no backlog.
Foco em estimativas, datas ou agendamento durante o refinamento do backlog
Da mesma forma, falar sobre itens de gerenciamento de projetos, como estimativas, recursos ou cronograma, também pode atrapalhar a discussão. Nesse estágio, o objetivo é obter uma compreensão de todo o requisito, o que o usuário está tentando fazer e como o produto pode atender melhor à necessidade.
É natural que a equipe de produto queira perguntar sobre esses itens; o refinamento de histórias geralmente cria entusiasmo em relação à entrega de recursos aos clientes, e os gerentes de produto começam a fazer perguntas sobre quando podem ser lançados e quanto tempo os recursos levarão para serem construídos.
Assim como “solucionar”, agora não é hora de falar sobre agendamento. Existe o risco de que, no desejo de criar recursos mais rapidamente, os principais recursos ou funcionalidades sejam cortados para cumprir um cronograma. Concentre-se nas necessidades do cliente agora e se preocupe com o cronograma depois.
Falando sobre itens de baixa prioridade
O objetivo de uma sessão de refinamento do backlog é “preparar” os itens no topo da lista de prioridades, para que os desenvolvedores tenham o que precisam quando começarem a trabalhar. Isso parece simples: basta listar o backlog de cima para baixo em ordem de importância e trabalhar na lista. Esta prática simples às vezes falha, no entanto.
O que geralmente acontece é que os itens próximos ao topo da lista não estão prontos para serem discutidos, ou ainda têm várias questões em aberto ou dependências não resolvidas, ou não são apropriados para refinamento.
Também pode acontecer que um item que está em baixa na lista de prioridades seja de interesse pessoal para alguém da equipe do produto ou tenha alguns tópicos técnicos interessantes que alguém deseja abordar.
Assim, a equipe desce a lista para pular os itens que não estão prontos ou avançar os itens que parecem interessantes. Embora isso pareça uma boa ideia, pode frustrar a equipe e enfraquecer o processo. Ao gastar tempo e energia em itens que a equipe de desenvolvimento suspeita que nunca serão desenvolvidos, eles podem deixar de respeitar futuras reuniões de refinamento.
Mesmo que esses itens de baixa prioridade sejam avaliados, a equipe pode não dar a eles foco total, então os refinamentos podem não ser valiosos.
Em vez de discutir itens mais baixos na lista de pendências, concentre-se nas incógnitas dos itens de maior prioridade, para que a equipe gaste tempo nas histórias certas.
Falar muito sobre detalhes técnicos
Como o objetivo do refinamento é reunir todos os requisitos de uma história e esclarecer o maior número possível de questões em aberto, é natural que a equipe traga alguns tópicos técnicos profundos. Pode até parecer que esse tipo de discussão seja importante, pois certas questões não podem ser respondidas sem se aprofundar no assunto e obter um entendimento mais completo da solução.
No final, a equipe pode obter uma melhor compreensão das possíveis soluções técnicas ou até mesmo analisar várias soluções candidatas para selecionar a correta.
Embora ter esse tipo de discussão técnica profunda possa ser valioso em um momento diferente, a reunião de refinamento não é o momento para isso.
Quanto mais tempo a equipe gasta falando sobre os aspectos técnicos de uma história de usuário, menos tempo eles gastam entendendo as necessidades do cliente. Adicionalmente, a discussão técnica profunda pode revelar certos itens que são difíceis ou mesmo impossíveis de fazer, o que pode desviar a discussão dos elementos-chave da necessidade do produto.
Neste ponto, os recursos não devem ser excluídos devido à dificuldade de desenvolvimento; a equipe deve estar mais focada em articular o possível, ao invés do que não é.
Removendo requisitos antes de entender
À medida que a conversa começa, muitas vezes fica claro que certas partes da história do usuário são mais difíceis de construir do que outras ou podem levar mais tempo do que o proprietário do produto esperava. Nesse ponto, o proprietário do produto pode começar a sentir que precisa reduzir o escopo do requisito ou cortar certas partes dele para tornar a história menor.
Dividir histórias geralmente é uma coisa boa, pois cria maneiras para a equipe de desenvolvimento entregar valor mais rapidamente. No entanto, começar a recortar histórias antes que elas sejam totalmente compreendidas geralmente é um erro.
e a equipe se concentrar em fazer histórias menores, existe o risco de que o resultado seja muito menos valioso, ou talvez até não valha a pena. Assim, embora o esforço necessário tenha diminuído, também a prioridade da própria história diminuiu.
É importante lembrar de obter uma compreensão completa de toda a história antes que a equipe comece a pensar em maneiras de dividi-la. Se o corte começar muito cedo, muito valor pode ser deixado para trás.
Recomendações finais …
O processo de refinamento do backlog é importante para as equipes ágeis – não apenas para criar itens de backlog melhores, mas também para criar alinhamento e encontrar maneiras de a equipe trabalhar em conjunto.
Quando bem feito, cria muito valor para o produto e para a equipe ao mesmo tempo. No entanto, existem alguns riscos no processo e alguns erros que são fáceis de cometer se a equipe não for cuidadosa.
Falar muito cedo sobre como uma história será construída, ou quanto tempo levará ou quando ela poderá ser concluída pode fazer com que a equipe perca o foco em explorar completamente os requisitos para obter uma compreensão rica do que está sendo construído.
Gastar muito tempo falando sobre itens de prioridade mais baixa ou se aprofundar muito tecnicamente nos de prioridade mais alta também pode criar distrações para a equipe ou levá-la a pensar que o processo não é valioso.
Remover requisitos com base na discussão inicial pode ser um erro, pois pode criar uma história de usuário que não seja tão valiosa ou não reflita a imagem completa das necessidades do cliente.
Alguns desses antipadrões parecem naturais, mas todos devem ser evitados em favor de criar clareza e compreensão e criar uma equipe que trabalhe em conjunto para entender melhor o produto e o cliente.
Referências:
Acessado em <https://www.projectmanagement.com/articles/781096/backlog-refinement–5-things-to-avoid> disponível em 19/05/2022
