Conhecer um pouco sobre tipos de reuniões são essenciais para planejar ações decisivas e avançar em direção aos principais objetivos da sua empresa. Como tal, você não pode se dar ao luxo de estar errado. Reuniões mal organizadas podem custar caro.
Há duas questões principais que você precisa abordar se quiser tirar o máximo proveito de suas reuniões.
A primeira é a quantidade de tempo gasto: imagine que você gaste de 6 a 15 horas por semana apenas em reuniões. Esse tempo muito alto e nos faz pensar se não seria melhor gastar um pouco desse tempo em outra coisa.
O segundo problema, e talvez ainda mais importante, é a qualidade das atas das reuniões. Não basta que alguém digite algumas notas que capturem os principais tópicos da conversa. É necessário um sistema à prova de falhas que não permita confusão ou que os pontos de ação das atas caiam em ouvidos surdos.
Descubra os diferentes tipos de reuniões que exigem atas e abordará as práticas recomendadas para escrever notas de reunião para acelerar o progresso em vez de retardá-lo.
Tipos de reuniões mais comuns em projetos
Vamos falar sobre algumas das reuniões mais comuns e como melhor gerenciá-las, do início ao fim. Você pode usar essas informações para criar e usar os modelos de nota de reunião mais úteis. Aqui estão algumas das reuniões mais importantes que ocorrem no início, meio e fim de um projeto:
- Início do projeto / kickoff
- Sessão de brainstorming
- Revisão do projeto/lições aprendidas
Início do projeto / kickoff do projeto
Todos conhecem o básico de uma reunião inicial de projeto: reúna a equipe, fale sobre o projeto, compartilhe expectativas e discuta como trabalhar em conjunto. O resultado deve ser uma equipe na mesma página e pronta para começar a trabalhar. Há uma série de elementos específicos que fazem parte de uma reunião inicial bem-sucedida, incluindo:
Prepare uma agenda.
A agenda deve incluir o objetivo da reunião, bem como uma declaração/resumo do projeto, a lista de participantes, o escopo do projeto, o cronograma, o foco, as atribuições, como a colaboração ocorrerá e qualquer histórico de informações para ajudar os participantes a se prepararem.
Reserve tempo suficiente para os itens da agenda.
As apresentações podem levar cinco minutos, enquanto a discussão do escopo do projeto pode levar de 15 a 20 minutos, e tudo bem. Se as estimativas de tempo não estiverem listadas na agenda, lembre-se delas à medida que a reunião avança.
Abrange todos os itens da agenda.
Parece um acéfalo, mas é fácil se desviar e perder um ou dois itens da agenda. Se você sabe que não será capaz de lidar com todos os itens da agenda, trate primeiro da prioridade mais alta.
Acompanhamento pontual e preciso.
A reunião não termina até que ela continue: Compartilhe notas de reunião, itens de ação, programação das próximas etapas e horários sugeridos para a próxima reunião com todos os participantes. Um modelo de notas de reunião facilita isso porque todas as informações na agenda e as conversas realizadas durante a reunião são coletadas em um só lugar.
Reuniões de brainstorming
As reuniões de brainstorming correm o risco de sair pela tangente, gastar muito tempo sem produzir resultados e reunir muitas pessoas para serem eficazes.
Jeff Bezos é conhecido pela regra das duas pizzas para reuniões: se houver mais pessoas do que duas pizzas podem alimentar, há pessoas demais na reunião. É brilhante, certo? Você quer gerar muitas ideias, mas mais pessoas não significa mais ideias. As melhores práticas para reuniões de brainstorming são
A lista de convidados deve ser curta.
Siga a regra da pizza e da mistura. Reúna pessoas de diferentes departamentos ou equipes para obter novas perspectivas.
Planeje pelo menos duas reuniões de brainstorming.
Uma para gerar o máximo de ideias possível e outra para focar nas melhores ideias da primeira reunião. É possível que uma ou duas ideias possam ser refinadas ou combinadas e levar à solução final.
Peça aos participantes que venham preparados.
Forneça algumas informações básicas e peça aos participantes que tragam algumas ideias preparadas. Assim, a reunião será mais fluida desde o início.
Defina um limite de tempo de 30 minutos para a reunião.
Quanto mais longa a reunião, menos ideias criativas você terá no final. Planeje uma reunião curta e agradável para que os participantes não se cansem.
Pense no lugar.
Outra reunião na mesma velha sala de conferências pode sufocar a criatividade. Realize uma reunião de intervalo, semelhante a um jantar de intervalo, no qual os participantes se deslocam para diferentes áreas durante a reunião. Ou considere uma sessão de almoço em uma sala reservada em um restaurante local.
Reafirme que não existem más ideias.
Reúna o máximo de ideias que sua equipe puder reunir e, após a reunião, reserve um tempo para eliminar as soluções menos criativas. A segunda sessão pode focar nas melhores ideias.
Reuniões para revisão do projeto
Você começou o projeto, pensou mil vezes, terminou… e agora é hora de concluí-lo com a revisão do projeto ou reunião de lições aprendidas. Esta reunião pode ser um campo minado de desafios. É fácil ser negativo. Os participantes podem acusar uma pessoa ou evento não positivo e torná-los o bode expiatório. Algumas pessoas podem não ser receptivas a críticas construtivas.
A lista continua, mas esta é uma das reuniões mais valiosas. Feito corretamente, a reunião de revisão do projeto ajuda as equipes a determinar o que deu certo, o que precisa ser alterado para o próximo projeto e o que pode precisar ser removido da lista de verificação do projeto.
Reunir informações pertinentes.
Isso inclui relatórios, dados e feedback da equipe, cliente ou parceiros durante o projeto. Essas informações devem ser compartilhadas antes da reunião para servir de base para a conversa.
Selecione um punhado de eventos para discutir em detalhes.
Escolha alguns bons e alguns ruins para que você possa aprender com ambos.
Crie e compartilhe a agenda.
Inclua fatos relevantes e eventos específicos para que os participantes possam se preparar para a reunião.
Estabeleça regras de civilidade e cortesia.
Lembre aos participantes que as opiniões de todos são importantes e devem ser dirigidas ao projeto, não a pessoas específicas. Sem lutas campais.
Esteja aberto a todas as opiniões.
Alguns podem não ser elogiosos, mas mantenha a mente aberta e lembre-se de que o objetivo da reunião é melhorar para a próxima vez.
