O Evernote é um dos meus sistemas favorito para fazer lista de tarefas e anotações. E é uma parte essencial do meu espaço de trabalho no computador. Abro o Evernote todas as manhãs quando começo meu dia de trabalho.
Uma das chaves para o sucesso com o Evernote é aproveitar os recursos integrados. Depois de ter vários centenas de notas, o Evernote pode ser um pouco pesado. O Evernote será mais útil se você reservar um tempo para organizar suas anotações e lista de tarefas.
Use estas 5 dicas de organização do Evernote para criar um sistema que funcione para você.
Recursos organizacionais integrados do Evernote
Já vi pessoas dizerem na internet que não gostam do Evernote por causa de sua falta de capacidade de organização. E eu não entendo. O Evernote tem vários recursos organizacionais integrados para ajudá-lo a ficar por dentro de suas anotações.
Cadernos, etiquetas e pilhas de cadernos são as principais formas de organizar suas anotações no Evernote. Também falaremos sobre Atalhos porque acho que são essenciais.
1. Atribuir notas a cadernos
Assim como você pode manter papéis em um caderno e ter vários cadernos atribuídos a diferentes tópicos no sentido físico, você também pode organizar suas anotações em cadernos dentro do Evernote. Um caderno no Evernote é simplesmente um método de armazenar notas de maneira lógica.
Você pode organizar seus cadernos por projetos, por interesses, por áreas da sua vida, etc. Por exemplo, tenho vários cadernos para o meu negócio, cadernos para organizações de voluntariado e hobbies, e cadernos para saúde, finanças, casa, etc.
Os notebooks têm algumas limitações. Você só pode ter 250 cadernos e uma nota só pode estar em um caderno por vez. Acho que a maioria das pessoas (e eu sou uma delas) começa com muitos cadernos. Atualmente tenho 81 cadernos; 26 têm menos de 10 notas cada. A boa notícia é que é muito fácil mover notas de um caderno para outro e excluir cadernos que não são mais necessários.
Algumas pessoas argumentam que você deve ter apenas um ou dois cadernos e organizar tudo com etiquetas, mas acho que isso é levar o minimalismo longe demais. Você deve pensar no que funcionará para você e como usará o Evernote.
2. Use etiquetas para uma organização mais completa
As tags fornecem outro nível de organização que funciona por meio de anotações. Tags são palavras ou frases descritivas que irão ajudá-lo a encontrar ou agrupar itens posteriormente. Eu gosto de pensar em tags como palavras-chave.
A diferença entre uma etiqueta e um caderno é que uma nota só pode estar em um caderno por vez, mas pode ter várias etiquetas. Por exemplo, aqui está uma captura de tela de uma nota que está no meu caderno de referência e tem três tags: dicas do evernote, leitura e produtividade.
Tags são muito mais flexíveis do que notebooks. Além de poder adicionar várias tags na mesma nota, você pode ter 100.000 tags diferentes. Isso deve ser suficiente para a maioria das pessoas.
3. Agrupe cadernos semelhantes com pilhas de cadernos
Enquanto um notebook corresponde a um notebook físico, pense em uma pilha como a estante que mantém todos os notebooks relacionados juntos.
As pilhas ajudarão você a gerenciar a desordem visual na barra lateral porque você pode agrupar blocos de anotações relacionados em uma pilha. Dessa forma, você verá apenas os notebooks de que precisa.
Para criar uma pilha, basta arrastar um caderno sobre o outro e uma pilha será criada; então atribui um nome à pilha. Aqui está uma captura de tela de uma das minhas pilhas. A pilha é denominada “2_My Biz” (o 2 está no nome para garantir que essa pilha fique próxima ao topo). Os cadernos dentro desta pilha incluem recibos de negócios, negócios gerais, blogs, até diários de empreendedores individuais.
Se a ideia de baterias é confusa para você, pode ser útil pensar nas baterias como um arquivo e nos cadernos como as pastas que são armazenadas dentro das gavetas do arquivo.
4. Use atalhos para acessar os conteúdos mais usados no Evernote
Os atalhos são uma maneira rápida de acessar o conteúdo usado com frequência. Notas, cadernos, pilhas de cadernos e tags podem ser adicionados à visualização Atalhos, que aparece na barra lateral de navegação em computadores desktop ou na tela inicial em iPhones e iPads. Quando pesquiso a mesma nota várias vezes, adiciono-a aos Atalhos para torná-la mais acessível.
atalhos
Para criar um atalho no Windows, basta clicar com o botão direito do mouse no item que deseja adicionar e selecionar Adicionar aos Atalhos.
5. Agende limpezas regulares
Minha última dica para organizar o Evernote é agendar limpezas regulares. Você pode passar alguns minutos todos os dias arrumando ou agendar uma sessão de limpeza semanal ou mensal mais longa. Algumas coisas a ter em mente são
- Cadernos com pouquíssimas anotações (talvez etiquetas fossem melhores),
- Tags com nomes semelhantes (por exemplo, blogs e dicas de blogs, eles devem ser agrupados em uma tag?)
- Notas ou cadernos que você não precisa mais. (Por exemplo, tenho um caderno chamado “Viagem” que inclui todas as minhas anotações de preparação antes do cruzeiro do ano passado. Na verdade, não preciso mais desse caderno.)
E para finalizar o assunto sobre lista de tarefas
Estas são as formas básicas de organizar o Evernote. Cadernos e pilhas de cadernos são usados para agrupar conteúdos semelhantes em cubos. As tags são ótimas quando você tem mais de uma palavra-chave que deseja aplicar a uma nota.
Os atalhos facilitam o acesso ao conteúdo mais usado ou pesquisado. Por fim, dedique algum tempo regularmente para fazer uma limpeza digital e remover conteúdo redundante ou desatualizado. Use estas cinco dicas para organizar o Evernote e criar um sistema que funcione para você.
