As principais responsabilidades de um gerente de projeto vão desde coordenar projetos e apresentações em grupo até garantir que seus filhos concluam a lição de casa, o gerenciamento de projetos está em toda parte.
Seja sua formação em tecnologia da informação, marketing ou ciência, uma coisa que você fez foi planejar, executar e entregar um projeto.
Pensando em prazos, gerenciando as expectativas dos outros e acompanhando o progresso, todos agimos como gerentes de projeto.
Neste artigo, vamos nos concentrar em como se tornar um gerente de projeto eficaz e também entender o papel de um gerente de projeto.
Quem é um gerente de projeto?
Um gerente de projeto é uma pessoa encarregada de planejar e executar um projeto.
Esse indivíduo é o membro da equipe que define as metas do projeto, alinha as equipes internas e externas, cria cronogramas e dependências do projeto e acompanha os principais indicadores de desempenho para um gerenciamento eficaz do projeto.
Algumas das habilidades eficazes de gerenciamento de projetos que um gerente de projetos pode adquirir são:
- Desenvolvimento de estratégia de negócios
- Defina o escopo do trabalho
- Troca de documentos
- Previsão de orçamento
- Administração de orçamento
- Elaboração de gráficos de Gantt e prazos
- Medição de progresso
- relatórios de progresso
- Controle de qualidade
- Pessoal
- Gestão de fornecedores
- Supervisão estratégica
O papel do gerente de projetos.
De acordo com um relatório da PWC dos Estados Unidos, 97% das organizações acreditam que o papel do gerente de projeto é fundamental para o desempenho dos negócios e o sucesso organizacional.
Ainda assim, dois terços das empresas se comunicam com os clientes usando ferramentas de gerenciamento de projetos. No entanto, apenas metade (56%) dos gerentes de projeto são certificados para atuar com responsabilidades de um gerente de projeto.
Especificamente para profissionais de gerenciamento de projetos, oferecemos um curso de treinamento de certificação PMP® que permite que os alunos fiquem a par das mudanças no setor, entendam melhor as tendências novas e emergentes e obtenham uma visão estratégica e de desenvolvimento.
Para ter sucesso como gerente de projeto, aqui estão cinco funções e responsabilidades que você deve dominar para entregar resultados de alto nível:
1. Organização no trabalho em equipe
Uma das funções essenciais de um gerente de projetos é organizar as equipes para obter um resultado. Isso significa entender as várias funções da equipe, estruturá-las com eficiência e comunicar o progresso e as expectativas do programa em tempo hábil. Nada disso pode ser feito sem ser organizado.
Olhe ao redor de sua área pessoal. Há pilhas de papéis ou desordem em sua mesa ou balcões? Você tem uma lista de “a fazer” que parece crescer?
Estes são sinais de má organização. E se você não pode organizar sua própria vida, por que alguém o contrataria para organizar a deles? Se você se organizar, a organização das equipes no papel de gerente de projeto melhorará notavelmente.
Como gerente de projeto, sua função é trabalhar perfeitamente com todas as equipes para estruturar cronogramas, definir entregas e responsabilizar as equipes de fornecedores ou clientes.
O novo software torna essa tarefa mais fácil, mas é imperativo que o gerente de projeto leve a organização a um grupo diversificado para agilizar as atividades do projeto.
2. Gestão da equipe e prazos
O papel de um gerente de projeto está em uma posição única com visibilidade sobre as múltiplas funções ou forças-tarefa de uma equipe. Por exemplo, no lançamento de um aplicativo móvel, o gerente de projeto pode trabalhar com
- Equipes de marketing
- Desenvolvedores web
- Desenvolvedores de conteúdo
- Designers gráficos
- Gerentes de comunidade de mídia social
- E muitos outros.
No entanto, cada uma dessas funções pode não se comunicar entre si ou ter uma visão completa do projeto.
Como gerente de projeto, sua função é gerenciar os relacionamentos com cada gestão da equipe, relatar o progresso ao proprietário do projeto e compartilhar informações entre as funções.
Muitas vezes a dinâmica de um projeto pode criar um nível de incerteza nos processos de aprovação ou nas próximas etapas.
É nesses momentos que o gerente de projeto pode ter que gerenciar para nivelar as expectativas com o proprietário do projeto ou orientar as equipes funcionais por meio de entregas para garantir que os prazos sejam cumpridos.
3. Tecnologia persuasiva e Integração
Nos últimos anos, o setor de gerenciamento de projetos mudou drasticamente: somente no ano passado, mais de dois terços das organizações terceirizaram gerentes de projeto.
Mais e mais organizações estão se apoiando em tecnologia e inteligência artificial para otimizar, estruturar e rastrear resultados baseados em projetos. No entanto, 73% dos trabalhadores americanos acreditam que a tecnologia nunca pode substituir a mente humana.
Tecnologia persuasiva
Nesta era digital, é importante como gerente de projeto aproveitar a tecnologia existente para melhorar a transparência do fluxo de trabalho, compartilhar informações, sintetizar dados e alertar as partes interessadas internas e externas sobre atualizações programáticas.
Quando se trata de tecnologia, sabemos que compartilhamento de arquivos, controle de tempo, integração de e-mail e gerenciamento de orçamento estão entre os recursos mais usados e solicitados em softwares de gerenciamento de projetos.
Na função de gerente de projeto, você deve entender essas plataformas digitais, possuir o gerenciamento desses sistemas e sintetizar entradas de dados para tomar decisões para sua equipe.
4. Liderança Inspiracional
O papel de um gerente de projeto também inclui ser um líder. Esse papel está no centro do desenvolvimento programático, tornando as habilidades da liderança inspiracional e construção de relacionamentos essenciais para promover a colaboração e a confiança da equipe para realizar o trabalho.
De acordo com uma pesquisa do Project Management Institute com executivos organizacionais, as principais prioridades para gerentes de projeto de alto desempenho são desenvolver habilidades técnicas (81%), liderança (79%) e habilidades de gerenciamento estratégico e de negócios (70%).
No entanto, a pesquisa de soluções de PM relata que mais da metade das organizações não possui programas de treinamento em gerenciamento de projetos.
Trabalho em equipe, resolução de conflitos e adaptabilidade são muitas vezes difíceis de ensinar, mas sua importância para os gerentes de projeto está crescendo.
5. Monitoramento e medição de desempenho
Nenhum projeto é considerado um sucesso sem as ferramentas de medição corretas para mostrar o alinhamento estratégico e o retorno do investimento.
Os gerentes de projeto são muitas vezes as pessoas que trabalham em equipe para apoiar a identificação dos indicadores-chave (OKR) de desempenho e são responsáveis pelos relatórios que são compartilhados com os executivos da empresa para justificar o andamento do programa.
Mas, como gerente de projeto, você precisa levar os dados um passo adiante, interpretando os números e relatórios para compartilhar o que eles podem significar.
Por exemplo, se a taxa de abertura para uma campanha de e-mail do seu projeto foi de 10% no mês passado, mas foi de apenas 5% há dois meses, o relatório que você compartilha com os executivos deve explicar por que o salto ocorreu: foi o teste da nova linha de assunto? Foi conteúdo de vídeo compartilhado versus texto estático?
Esses resultados são o que influencia a estratégia à medida que o projeto continua, além de fornecer uma justificativa para quaisquer mudanças programáticas que possam ser necessárias.
Para finalizar sobre as responsabilidades de um gerente de projeto
O papel de um gerente de projeto pode assumir muitas formas. Cabe a você decidir quais recursos são mais adequados para você e onde suas habilidades podem ser melhor usadas.
