Pode ser difícil escolher boas ferramentas de gerenciamento de projetos que funcione para você quando existem aparentemente inúmeras opções por aí.
Mas antes de escolher aleatoriamente uma ferramentas de gerenciamento de projetos por frustração ou falta de tempo para pesquisar, considere estas dez melhores ferramentas de gerenciamento de projetos.
Tenha em mente que o melhor para você dependerá das necessidades e recursos específicos de sua organização.
Neste artigo, você verá como funcionam essas ferramentas de gerenciamento de projetos, suas vantagens e desvantagens e, por fim, seu custo.
Todos os programas listados neste resumo têm uma versão gratuita que permite experimentá-los, por assim dizer.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Asana
Asana é o software de gerenciamento de projetos perfeito para ver se organizar uma equipe de forma eficaz é sua prioridade.
A Asana é uma plataforma líder que ajuda as equipes a organizar e gerenciar todo o seu trabalho, desde pequenos projetos até iniciativas estratégicas. A empresa possui mais de 60.000 organizações de pagamento em 195 países.
Como funciona?
A Asana organiza as informações do seu projeto por meio da Barra Lateral (seu espaço de trabalho), Portfólios (grupos de projetos), Equipes, Projetos e Tarefas.
Os projetos podem ser apresentados como um quadro, um calendário, uma lista ou até mesmo uma linha do tempo.
Você pode criar um projeto a partir de um modelo ou de um quadro branco em branco.
A Asana permite agrupar tarefas com colunas ou seções.
A ferramenta de gerenciamento de projetos possui um sistema de classificação e filtragem baseado em campos personalizados.
Criar uma tarefa é tão fácil quanto dar um nome, mas você também pode adicionar um responsável, instruções, comentários, datas e anexar arquivos.
Colabore com outras pessoas adicionando seguidores e menções.
Prós
A ferramenta oferece uma variedade de recursos, desde guias a vídeos detalhados e fóruns da comunidade.
Com esta opção, há muito foco no rastreamento.
A Asana forma listas de tarefas que podem gerenciar projetos inteiros.
Contras
Em comparação com outros softwares de gerenciamento de projetos, a visualização Kanban é limitada.
A ferramenta não possui recursos de segurança claros.
Preço
A Asana vem com quatro níveis: Basic, Premium, Business e Enterprise. Cada nível desbloqueia recursos de gerenciamento de projetos mais robustos. O Basic é uma ferramenta gratuita.
Trello
O Trello é um favorito no mundo do gerenciamento de projetos. É visualmente atraente e conhecido pelo uso lúdico de cartões, listas e quadros. O Trello é uma maneira fácil, gratuita, flexível e visual de gerenciar seus projetos e organizar qualquer coisa, e tem a confiança de milhões de pessoas em todo o mundo.
Como funciona?
Você cria um quadro de projeto, dá um nome a ele e convida outras pessoas para colaborar.
Aqui estão maneiras prontas para criar etapas em um fluxo de trabalho personalizado.
Em seguida, você configura cartões para classificar informações ou criar tarefas.
Depois de configurado, toque ou clique no cartão para adicionar informações como anexos, comentários, listas de verificação e datas de vencimento. Você também pode atribuir membros a tarefas.
Por fim, você pode acompanhar seu progresso movendo os cartões de tarefas pelas listas.
Prós
Quando você abre seu quadro, as informações do projeto estão disponíveis na sua frente, desde a data de vencimento até o feedback da equipe.
Se você não conhece o básico do software de gerenciamento de projetos ou não tem certeza de como configurar um quadro, o Trello tem guias fáceis para ajudá-lo a começar, bem como modelos inspiradores gratuitos criados por outros gerentes e CEOs.
Eles também atualizam e compartilham constantemente conteúdo útil do blog sobre tópicos como gerenciamento, trabalho remoto e dicas de produtividade.
As integrações de aplicativos conhecidas como Power-ups significam que você não precisa abandonar as ferramentas que está usando atualmente e que funcionam.
Contras
A flexibilidade e o foco na customização podem ser um problema para alguns usuários que estão acostumados a ter mais estrutura em seus aplicativos de trabalho. Em outras palavras, as pessoas às vezes se perdem em muitas opções.
O Trello não tem a capacidade de gerar relatórios.
Preço
O Trello está disponível como uma ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos, o que é ótimo porque inclui quadros pessoais ilimitados, dez quadros de equipe e automação.
Diagrama de Gantt
É um software de código aberto que permite que seus usuários identifiquem áreas problemáticas no fluxo de trabalho para que as empresas possam definir metas.
Esses gráficos também podem ser usados para acompanhar turnos ou tarefas, férias e todos os tipos de tarefas fora do escritório.
O Projeto de Gantt ou Gráfico de Gantt é frequentemente comparado ao Microsoft Project em termos de recursos e complexidade.
É um tipo de gráfico de barras que ilustra o cronograma de um projeto desde as datas de início e término dos elementos terminais e os elementos de resumo de um projeto.
Essa plataforma de gerenciamento ajuda seus usuários a criar rapidamente um calendário estruturado para qualquer projeto, além de oferecer gerenciamento de tarefas e conclusão de marcos.
Como funciona?
É criado com um eixo horizontal e um eixo vertical.
O eixo horizontal representa o período, cronograma e sequência do projeto.
O eixo vertical representa as tarefas que compõem o projeto.
Prós
Organize atividades e liste tarefas e subtarefas em grupos lógicos.
Indica as datas de início e término da tarefa.
Dê aos colegas de equipe e gerentes uma visão geral das atividades.
Contras
Complexo para grandes projetos.
Não indica a dependência das tarefas.
Preço
Gantt tem quatro assinaturas diferentes que incluem um único usuário, grupos de cinco membros, dez membros e para 15 membros.
Para conhecer mais acesse: https://www.teamgantt.com/free-gantt-chart-excel-template
Algumas das ferramentas usuais de gerenciamento de projetos
Projeto Microsoft
O Microsoft Project ou MS Project é um dos aplicativos de gerenciamento de projetos mais populares desenvolvidos e vendidos pela Microsoft.
É a ferramenta de desktop mais solicitada para gerentes de projeto, ajudando a gerenciar tarefas e planilhas de horas, além de colaborar e identificar problemas e riscos de praticamente qualquer lugar.
O MS Project está disponível em duas edições: Standard e Professional. A versão Professional vem com a capacidade de se conectar ao Microsoft Project Server, além de ter mais recursos, como colaboração em equipe, etc.
O MS Project gera orçamentos levando em conta o trabalho atribuído e as taxas de recursos.
Ele permite que os gerentes de projeto analisem rapidamente o progresso e antecipe as necessidades de recursos com relatórios avançados e personalizáveis.
Ele também permite definir direcionadores de negócios, medir o poder estratégico de ideias concorrentes, tomar as decisões de financiamento corretas e visualizar o status de projetos e recursos em toda a empresa.
Google Docs
O Google Docs é outra ferramenta amplamente utilizada no gerenciamento de projetos. O Google Docs permite que seus usuários façam apresentações, planilhas e documentos de texto, abrangendo quase todos os recursos do MS Office.
O melhor deste software é que você pode compartilhar arquivos e editar documentos de praticamente qualquer lugar, desde que tenha uma conexão com a internet.
Ele libera você de enviar e receber e-mails com anexos longos e volumosos. Com o advento do Google Docs, os USBs foram extintos. O Google Apps está disponível em planos flexíveis e anuais, dependendo de suas necessidades específicas de armazenamento.
Conclusão
Você também pode fazer algum curso específico dentro de cada fornecedor das ferramentas de gerenciamento de projetos para obter uma compreensão profunda dos processos de gerenciamento de projetos, a estrutura de gerenciamento de projetos e se preparar para o papel de gerente de projetos com maior ênfase no conhecimento estratégico e de negócios.
