A Matriz de Gerenciamento de Tempo é uma excelente ferramenta de gerenciamento de tempo e tarefas e te ajuda a decidir qual ação você deve ou não tomar.
Foi originalmente desenvolvido por Dwight D. Eisenhower, o trigésimo quarto presidente dos Estados Unidos da América. Portanto, também é conhecido como Matriz de Eisenhower, Método de Eisenhower ou Caixa de Eisenhower. Outros termos populares usados para esta abordagem são a Matriz de Prioridade ou a Matriz de Urgência-Importância.
Stephen R. Covey usou a estrutura da Matriz de Decisão de Eisenhower e a chamou de Matriz de Gerenciamento do Tempo em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.
É uma ferramenta maravilhosa com a qual você pode priorizar tarefas por sua importância e urgência e, ao mesmo tempo, separar as tarefas menos urgentes e importantes que você deve delegar ou não fazer.
Ele ajuda você a dividir todos os estoques e colocá-los em uma das quatro categorias da matriz. A matriz é dividida em quadrantes com base na importância e na urgência.
O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante. – Dwight D. Eisenhower
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Quem foi Eisenhower?
Dwight D. Eisenhower foi o 34º Presidente dos Estados Unidos da América de 1953 a 1961. Antes de se tornar Presidente, foi o General do Exército dos EUA que invadiu a França quando esta foi ocupada pelos alemães na Segunda Guerra Mundial.
Ele estava no comando de mais de 2 milhões de soldados e foi forçado a encontrar uma maneira melhor de liderá-los. Essa demanda o levou a projetar uma das mais importantes ferramentas de gestão do tempo: a matriz Eisenhower, que hoje ajuda você a priorizar as tarefas de acordo com sua importância e urgência.
Como usar a matriz de gerenciamento de tempo / matriz de Eisenhower?
A matriz de gerenciamento de tempo é uma ferramenta útil de gerenciamento de tempo para fazer as coisas, organizando seus trabalhos, deveres e tarefas de acordo com sua importância e prioridade.
Usar o Quadrante Eisenhower é muito simples e fácil. A matriz de Eisenhower tem quatro quadrantes. Basta escolher um item em sua lista de tarefas e fazer a si mesmo as duas perguntas a seguir.
Pergunta 1 – “É urgente?”
Pergunta 2 – “É importante?”
Agora você pode colocar a ação no quadrante correto.
Matriz de gerenciamento de tempo
As pessoas muitas vezes não distinguem entre o que é “urgente” e o que é “importante”. Para a maioria das pessoas, essas duas palavras geralmente parecem intercambiáveis, mas há uma grande diferença entre elas, e essa diferença constrói a estrutura básica fundamental da matriz de gerenciamento de tempo.
A natureza humana é priorizar tarefas urgentes. Quando sabemos que um prazo está se aproximando, nosso cérebro reativo entra em ação; colocamos toda a nossa energia em completar algo simplesmente porque é “urgente”, e então somos recompensados com uma breve dose de dopamina por nossos esforços.
Mas quando o efeito passa, percebemos que passamos o dia inteiro fazendo coisas que realmente não importam e são menos importantes.
Quando esse ‘vício da urgência‘ é combinado com a ‘consciência da importância‘, a priorização e a tomada de decisões se tornam fáceis. É assim que a matriz de gerenciamento de tempo melhora nossa produtividade geral.
Essa matriz é basicamente uma ajuda para saber o que você deve fazer e aprender a abordar seus compromissos de forma mais consciente.
4 Quadrantes da Matriz de Gestão do Tempo
Como mencionado, a matriz de gerenciamento de tempo é dividida em quadrantes com base na importância e na urgência. Saiba o que é a matriz de gestão do tempo e quais são os quatro quadrantes da gestão do tempo. Aqui estão os quatro quadrantes da Matriz de Decisão de Eisenhower ou Matriz de Gerenciamento de Tempo.
Matriz de Gerenciamento de Tempo [Quadrante 1] – Urgente e Importante
Exemplos:
- Reclamações do cliente
- Emergências médicas
- Prazos
- Solução de problemas
Essas tarefas são importantes e urgentes. Você tem que trabalhar em todas essas tarefas. Todos eles são importantes e ajudam você a avançar em direção aos seus objetivos; porém, por serem urgentes, muitas vezes são imprevistos e indesejados.
Você sempre terá que dedicar algum tempo a essas tarefas, pois as emergências sempre acontecem. Quando eles ocorrerem, você terá que lidar com eles imediatamente.
Não haverá desculpas. Depois de lidar com a situação, reserve um tempo para garantir que isso não aconteça novamente ou para reduzir sua ocorrência ou fazer preparativos com antecedência para que isso aconteça no futuro.
Exemplo: Quando você cozinhar, certifique-se de ter todos os ingredientes antes de começar, porque você não quer correr para o supermercado para comprar sal ou outros temperos quando estiver cozinhando sua comida.
Matriz de gerenciamento de tempo [Quadrante 2] – Não urgente e importante
Exemplos:
- Estabelecer relacionamentos de qualidade com outras pessoas
- Faça um trabalho real para avançar em direção a um objetivo importante
- Exercício físico para uma boa saúde física
- Meditação para uma boa saúde mental
- Serviço automotivo
Este é o quadrante em que você deve passar a maior parte do seu tempo. No entanto, a maioria das pessoas não o faz e passa a maior parte do tempo em um dos outros quadrantes. Como essas tarefas importantes não gritam com você como um telefone tocando, elas geralmente são negligenciadas em favor de assuntos mais urgentes.
Se você gasta muito pouco ou nenhum tempo aqui, sua primeira tarefa importante deve ser reservar algum tempo todos os dias para trabalhar nas coisas importantes. Uma coisa que você pode fazer é desenvolver um sistema para evitar tarefas urgentes.
Por exemplo, se você fizer muitas soluções de problemas em seu projeto. Passe algum tempo corrigindo bugs com antecedência para diminuir o tempo de limpeza após os bugs.
Matriz de gerenciamento de tempo [Quadrante 3] – Urgente e não importante
Exemplos:
- Responder a e-mails
- Interromper colegas
- Chamadas telefônicas recebidas
Eu recomendo não passar tempo aqui também. Uma vez que as tarefas ainda não são importantes e você ainda não está se movendo em direção aos seus objetivos.
No entanto, essas tarefas são urgentes, portanto, você não pode agendá-las. Eles também são difíceis de ignorar, pois ações urgentes geralmente estão bem na sua frente e exigem atenção rápida.
Exemplo: Um telefonema ou um colega que o interrompe.
Você tem que encontrar uma maneira de resolvê-los o mais rápido possível. Uma maneira é diminuir a possibilidade de que outras pessoas o incomodem. Você pode fazer isso colocando um sinal de não perturbe ou ocupado na sua porta.
Independentemente disso, se eles passarem pelo sinal de ocupado e forem incômodos, você precisa cuidar do incômodo rapidamente. Seja corajoso e diga de antemão que você está muito ocupado e peça que eles digam o que eles têm a dizer rapidamente.
É inútil mandá-los embora, porque eles já conseguiram incomodá-lo. É melhor que você ouça o pedido dele e tome nota dele. Assim que você souber por que eles o incomodaram, mande-os embora para continuar trabalhando no que é importante.
Matriz de gerenciamento de tempo [Quadrante 4] – Não urgente e não importante
Exemplos:
- Perdedores de tempo (Ex: Facebook, WhatsApp, Twitter, checar e-mail o tempo todo…);
- Trabalho que não precisa ser feito;
- Leia os comentários de um artigo;
- Procrastinar (Aqui está um link para um guia completo sobre como parar de procrastinar…);
- Séries na Netflix.
Você não deve gastar tempo em atividades neste quadrante. Qualquer coisa que não o ajude de forma alguma a progredir em direção aos seus objetivos não é importante.
Se isso não o ajuda a progredir em direção aos seus objetivos, por que você deveria gastar seu valioso tempo nisso?
Quando algo não é urgente? Qualquer coisa se, não importa quando é feito, então não é urgente. Pode ser feito hoje, ou pode ser feito na próxima semana ou mesmo no próximo ano, não importa.
A combinação de menos ou não urgente e menos ou não importante é o quadrante mais pobre para gastar seu tempo. Diminua seu tempo neste quadrante e coloque-o em algum outro. Prefiro que você defina como “não urgente e importante”.
Resumo da matriz de gerenciamento de tempo
Tenho certeza de que você pode identificar onde perde tempo no terceiro e quarto trimestres em sua própria vida, bem como no trabalho.
Quadrante 1 – Urgente e importante: Como são tarefas urgentes e importantes, faça-as com prioridade, mas ao terminar, passe um tempo pensando em como lidar com a situação no futuro.
Quadrante 2 – Não urgente e importante: Apesar de não ser urgente, todo o tempo disponível deve ser dedicado a este quadrante.
Quadrante 3 – Urgente e não importante: Sempre tente evitá-los ao máximo. Quando você for interrompido, resolva o mais rápido possível.
Quadrante 4 – Não urgente e não importante: Dê a menor prioridade ou não faça, se você passa a maior parte do seu tempo aqui, pare de fazer e comece a gastar tempo no quadrante “não urgente e importante”.
Você pode definir uma meta de passar pelo menos 80% do seu tempo no quadrante Não urgente e importante. Os restantes 20% serão divididos entre ‘urgente e importante‘ e “urgente e não importante”.
Sempre use a Matriz de Gerenciamento de Tempo ou a Matriz de Eisenhower ao adicionar itens à sua lista de tarefas. Pergunte a si mesmo se é importante e se é urgente.
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