Um cronograma de projeto ou também chamado de calendário de projetos permite que você defina prazos, monitore o progresso do seu projeto, atribua a equipe e os recursos certos para a tarefa certa.
Assim, com uma ferramenta de planejamento e gestão de projetos, você terá todas as chaves em mãos para que seu projeto seja um sucesso.
No entanto, é importante garantir que o cronograma do projeto seja criado e otimizado de forma eficaz.
De fato, podemos muito rapidamente acabar com orçamentos mal estimados, um cliente insatisfeito por falta de prazos, ou uma equipe de projeto desmotivada porque os prazos são muito curtos…
Uma série de inconvenientes que podem ser facilmente evitados. É por isso que reunimos estratégias e dicas para ajudá-lo a construir um cronograma de projeto profissional.
Reúna todas as informações para o seu cronograma.
Planejar um projeto significa defini-lo e conhecer seu escopo com clareza e precisão. Portanto, você precisará do máximo de informações possível: análise de escopo funcional, especificações, reuniões, estrutura analítica do projeto, etc.
Todos os meios são bons, mas você tem que fazer as perguntas certas. O difícil é saber o que se procura e, sobretudo, não ficar em um nível superficial de coleta de informações.
Detalhamento da tarefa
Agora você tem uma necessidade claramente definida e uma lista de informações dignas de uma enciclopédia.
Na frente de sua ferramenta de planejamento, você está pronto para inserir todas as informações que possui, mas por onde começar? Como estimar a duração total do seu projeto?
Uma das ações que lhe permitirá estimar corretamente o seu tempo será dividir o projeto em várias tarefas. Dessa forma, você pode estimar quanto tempo cada tarefa levará. Isso evitará possíveis omissões ou estimativas errôneas.
Ao dividir o projeto em várias tarefas, você também poderá identificar os pontos mais importantes do projeto, ou seja, aqueles que exigirão uma determinada habilidade ou aqueles que exigem validação antes de passar para a próxima etapa.
Alocação de recursos adaptados
Se você tem uma ferramenta de planejamento, a alocação de recursos pode parecer muito simples. Na maioria das ferramentas de planejamento, a atribuição é feita com um simples arrastar e soltar. Mas, na realidade, há uma reflexão real que deve ser feita na fase anterior.
Ao alocar recursos, o objetivo não é simplesmente alocar um bom recurso, mas o melhor recurso, ou seja, aquele que mais se adequa à tarefa. Essa observação é especialmente válida para recursos humanos e materiais, como equipamentos e máquinas.
Dependendo da complexidade da tarefa, os recursos terão que ser selecionados de forma diferente. Será necessário um exame prévio das competências ou capacidade dos recursos para identificar os mais adequados.
Inclua marcos / milestones
O princípio é simples: você colocará um marco no final de cada grupo de tarefas que o impedirá de passar para a próxima tarefa até que a tarefa atual seja validada. Se a tarefa atual estiver concluída e validada, significa que continuará trabalhando em bases sólidas.
Esta etapa vai lhe poupar muito tempo. Em muitos casos, uma equipe só percebe que um erro no início do projeto afetou outras tarefas depois de um tempo. Portanto, tempo adicional é alocado para corrigir esses erros, atrasando assim o projeto.
Certamente, esse método o forçará a gastar mais tempo em cada grupo de tarefas. Mas também permite que você revise seu planejamento de acordo.
Considere margens de erro no seu cronograma de projetos
Um atraso na entrega de um fornecedor, a ausência de um funcionário, uma quebra de máquina… É importante ter em mente que fatores externos podem intervir a qualquer momento e atrapalhar seu planejamento. Ter um plano B sob o cotovelo pode ser muito útil para enfrentar os imponderáveis.
Prepare, com antecedência, uma lista de cenários de eventos que podem surgir no último momento e procure soluções com as quais você possa contribuir.
Por exemplo, em caso de ausência inesperada de um funcionário, tendo previsto outro. Este último deve ter habilidades profissionais semelhantes para não ficar para trás em uma tarefa.
